Office Manager H/F

Eranova

Le poste est transverse et polyvalent, requérant de bonnes capacités rédactionnelles, de suivi opérationnel et un goût affirmé pour l'organisation et l'amélioration des processus/procédures. Il vise à assurer le bon fonctionnement quotidien des opérations administratives de l'entreprise, en lien avec la direction, les équipes techniques et les partenaires externes, ainsi qu'à mettre en place les outils et l'organisation permettant de gagner en efficacité, au bénéfice de contributions à plus forte valeur ajoutée.
Les missions principales sont susceptibles d'évoluer en fonction des profils et compétences de l'équipe d'administration générale de l'entreprise et d'administration des ventes, notamment au cours de la phase de montée en puissance.

Les missions :
1. Administration générale & office management de l'entreprise :
o Gestion administrative quotidienne de l'entreprise
o Suivi du courrier et des documents administratifs (classement, mise à jour, mise à disposition, etc.)
o Suivi des prestataires et fournisseurs de service (banque, assurances, abonnements et contrats.)
o Administration et suivi de l'outil de gestion dématérialisée des dépenses implémentation/rapprochement de factures, notes de frais, remontées analytiques/alertes.)
o Suivi administratif des outils individuels (ordinateurs, téléphones) et des accès (gestion des accès et droits utilisateurs de premier niveau)
o Organisation logistique et support aux équipes : réservation de salles, accueil lors des visites du site pilote, organisation d'événements internes.
o Participation à l'organisation interne et aux procédures administratives
2. Gestion RH & administration du personnel
o Suivi des processus de recrutement (publication des offres, suivi des candidatures.)
o Gestion administrative des embauches/départs en lien avec la direction (contrat, préparation du matériel, adresses mail, véhicule de fonction.) avec l'appui d'un prestataire RH externalisé
o Suivi administratif des dossiers du personnel (suivi des visites médicales, suivi des formations.)
o Coordination de la paie externalisée
o Mise en place d'un outil de suivi des temps, suivi des absences, congés (dont suivi des heure
Support juridique & conformité administrative
o Préparation et suivi de documents simples : NDA, contrats fournisseurs, conventions, courriers administratifs
o Suivi des échéances administratives et réglementaires (mise en concurrence, suivi administratif de certains dossiers de propriété intellectuelle en lien avec les conseils spécialisés.)
o Coordination avec les partenaires externes (assureurs, experts-comptables, cabinets RH, avocats)
o Participation à la gestion documentaire et conformité interne : rédaction des bonnes pratiques d'utilisation du réseau et de sauvegarde documentaire, rappel aux équipes.
4. Coordination des opérations support (organisation évolutive avec la croissance de la société)
o Suivi administratif des achats et fournisseurs
o Participation au suivi administratif des stocks
o Coordination administrative des ventes dans le cadre du développement progressif de l'activité : devis, commandes, facturation, relances
o Participation à l'adaptation des processus et de l'équipe de support aux opérations (selon croissance de la société).