Assistant Administratif H/F

m j c Maison pour Tous

Le CENTRE CULTUREL MJC de Crépy-en-Valois recrute :
Un(e) assistant(e) administratif(ve)
Sous l'autorité du directeur, l'assistant(e) administratif(ve) seconde et assiste la coordinatrice culturelle dans la gestion quotidienne et le développement des activités de l'association.
Il/elle contribue au bon fonctionnement administratif, financier, organisationnel, logistique et opérationnel des projets culturels.
Le poste est sous la convention collective de l'animation (ECLAT).

1. Secrétariat et organisation
- Gestion du courrier (physique / électronique) et des appels téléphoniques
- Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas et plannings
- Organisation des réunions et gestion des convocations
- Rédaction et diffusion des comptes rendus
- Participation à la tenue du bureau de vote de l'assemblée générale
- Coordination des plannings internes
- Représentation ponctuelle de l'association (salons, rendez-vous, rencontres)
- Classement, archivage et gestion documentaire

2. Gestion des adhérents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Inscriptions et suivi des adhésions
- Mise à jour permanente de la base de données adhérents
- Transmission d'informations sur les activités, évènements et services

3. Production, logistique et suivi économique
- Participation au suivi des dispositifs de subventions
- Contribution à la recherche de financements et réponses aux appels à projets
- Participation à l'étude de faisabilité des futurs projets
- Suivi des budgets prévisionnels
- Relations avec les partenaires institutionnels
- Gestion des ateliers / stages (inscriptions, feuilles d'émargement)
- Mise à jour du planning d'occupation des salles
- Gestion des petits litiges
- Gestion administrative des spectacles (facturation, SACEM)
- Évaluation des besoins logistiques et techniques
- Gestion de la trésorerie (journal de caisse)
- Organisation matérielle des évènements (billetterie, accueil)
- Suivi des commandes, catering et stocks

4. Administration, comptabilité et paie
- Suivi des factures, adhésions et subventions
- Émission des facturations et relances
- Vérification des notes de frais et pièces comptables
- Saisie comptable et rapprochements bancaires
- Suivi analytique en lien avec l'expert-comptable
- Préparation et vérification des éléments variables de paie
- Transmission des éléments RH au cabinet comptable
- Liaison avec la mutuelle
- Encaissement et tenue de caisse
- Virements salaires, factures, etc.

5. Communication
- Prospection, relances et suivi des contacts
- Contribution à la stratégie de communication et au rétroplanning
- Développement de nouveaux partenariats
- Préparation et diffusion des outils de communication
- Participation au choix de prestataires (papeterie, imprimeur, .)
- Mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
- Gestion des supports imprimés et des envois
- Mise à jour des fichiers contacts

6. Missions annexes
- Encadrement ou transmission de tâches au service civique
- Support ponctuel aux activités artistiques et techniques
- Évènements particuliers :
Accueil artistes et public ; organisation logistique des évènements ; Catering et installation
Travail en soirée et week-end, polyvalence, contact public / artistes

7. Relations
- Internes : secteur culturel, secteur social, conseil d'administration, intervenants, cabinet comptable
- Externe : adhérents, intervenants, artistes, partenaires

8. Compétences
- Savoirs : comptabilité, associatif, bureautique (Excel, Word, .)
- Savoir-faire : organisation, accueil, gestion financière
- Savoir-être : rigueur, autonomie, polyvalence, discrétion