Référent Charges Locatives H/F HLM

POSTE ET MISSIONS
Rattaché(e) à la Responsable Comptabilité, vous aurez en charge la régularisation des charges locatives sur un patrimoine déterminé ainsi que son traitement (provisions, contrôles comptables, paramétrage du système d'information, répartition par logements et analyses).
Vos missions principales sont les suivantes :
Mission de reporting
Rendre compte au Responsable du service comptabilité
Informer les responsables de sites sur l'avancement des travaux et leur soumettre les dossiers de régularisation pour validation
Missions de réalisation d'activités opérationnelles
Fiabiliser le paramétrage du système d'information servant à la régularisation des charges (rubriques, clés de répartition...)
Proposer à la Direction Clients des montants de provisions de charges lors de la mise à l'habitation (MAH) des programmes et, par la suite, des réajustements éventuels en fonction des dépenses constatées (après la régularisation annuelle par exemple)
Contrôler l'exhaustivité des données comptables imputées aux programmes et vérifier leur caractère récupérable
Récupérer les relevés des compteurs de fluides auprès des gardiens ou des fournisseurs (compteurs individuels) et s'assurer de leur exhaustivité
Être l'interlocuteur des syndics pour le patrimoine en copropriété et en particulier s'assurer de l'obtention des justificatifs de la régularisation de leurs charges dans un délai compatible avec les objectifs de la société
Assurer le suivi des appels de fonds des syndics sur le patrimoine attribué
Préparer les dossiers de régularisation des charges et les présenter aux responsables de sites pour validation
Calculer la régularisation des charges par locataire via le système d'information et contrôler leur bien fondé
Transmettre les données au chargé de quittancement pour prise en compte dans les avis d'échéance
Justifier les imputations de ces charges auprès des locataires et de leurs représentants conjointement avec les responsables de sites
Traiter conjointement avec les responsables de sites les réclamations et procéder à la rédaction des courriers de réponse
Mettre à jour le tableau de bord des programmes régularisés
Procéder aux actions de communications envers les clients (provision de charges ...)
Être force de proposition en matière d'optimisation du traitement annuel des régularisations
Participer aux analyses de la Direction Clients visant à optimiser les charges récupérables au profit des locataires
Répondre à diverses enquêtes (secteur professionnel, Etat...)
Assurer la veille réglementaire en lien avec les autres services