Office Manager H/F

Tess Hannoun Conseil

Sous la supervision du Responsable administratif et financier les misions de l'office manager seront :

Services généraux & gestion des locaux

- Gestion des fournitures administratives, papier, matériel IT et copieurs, petit mobilier, consommables type boissons, café, etc.
- Supervision des services confiés aux prestataires de l'agence type en charge de maintenances diverses, ménage, intervention technique, petits travaux.
- Suivi de la vie des contrats de prestation de service et fourniture, dénonciation, renouvellement, mise en concurrence et sélection des fournisseurs et prestataires.

- Suivi des demandes de déplacement (voyages, taxis, etc.et suivi des refacturation client.

Informatique & télécommunications

- Assurer la disponibilité du matériel et des paramétrages des postes informatiques pour les nouveaux arrivants et leur accès au réseau de l'agence et superviser les départs.
- Interface avec le prestataire IT (maintenance, réseau, cybersécurité).

Ressources humaines

- Gestion de la collecte des documents liées aux arrivées et aux départs
- Mise à jour des processus d'onboarding et d'offboarding.
- Etre un relai RH auprès de l'équipe et auprès de la direction
- Suivi des plannings des équipes (congés, télétravail absence).

Hospitality manager

- Organisation d'événements internes, moments de convivialité team building et autres actions clients.

Gestion

- Suivi d'un budget des dépenses des prestataires et fournisseurs.

- Vérifier l'assiduité et la bonne analytique de la saisie des frais refacturable
- Pointage des factures fournisseurs générées par l'activité de l'office manager
- Premier point de contrôle avant validation des notes de frais des équipes

- Expérience confirmée en office management, ou gestion support en agence de communication, cabinet d'avocats, cabinet de conseil ou entreprise de services ou environnement exigeant.
- Polyvalence, sens du service, gestion des priorités et autonomie.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à piloter plusieurs projets simultanément.
- Aisance relationnelle et à manager, discrétion, sens de la confidentialité.
- Connaissance des environnements IT et appétence pour l'amélioration des process.
- Solide connaissance, du pack office (Word Excel et Powerpoint)
- Des notions de comptabilité et de facturation clients seront de véritables atouts

Notre client, une agence de communication prémium luxe en B2B recherche son Office manager.

Le poste est basé à Paris et sera sous la responsabilité du RAF.