Office Manager Junior H/F

Prexilexis Paris

Au sein d'un cabinet d'expertise comptable, l'Office Manager Junior est le pilier administratif et organisationnel de la structure. En lien direct avec l'expert-comptable et les équipes de collaborateurs, il/elle assure la bonne marche quotidienne du cabinet, de l'accueil des clients à la gestion des documents administratifs, en passant par la facturation et le suivi des prestataires.
MISSIONS & RESPONSABILITÉS
Organisation & Gestion administrative
- Assurer la gestion des plannings des collaborateurs (prise de RDV, absences, congés, etc.)
- Planifier et coordonner les réunions internes et externes
- Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs du cabinet
- Organiser et superviser le traitement du courrier entrant et sortant
- Préparer et suivre les documents administratifs liés à l'activité (lettres de mission, contrats, etc.)
Accueil, relation clients & prestataires
- Accueillir les clients et visiteurs, en personne ou par téléphone
- Passer et recevoir les appels téléphoniques aux clients et assurer le suivi des échanges
- Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, services de maintenance, etc.)
- Assurer la gestion quotidienne des fournitures de bureau et des équipements
Gestion documentaire & signature électronique
- Envoyer les documents aux clients pour signature électronique et suivre leur retour
- Préparer, envoyer et suivre les lettres de mission, mandats et autres documents à l'arrivée d'un client
- Effectuer les dépôts juridiques sur le site de l'INPI
Facturation & suivi financier
- Émettre et suivre les factures clients
- Effectuer le suivi des règlements et des relances en cas d'impayés
Ressources humaines (soutien administratif)
- Saisir les variables de paie sur le logiciel dédié
- Mettre à jour les contrats de travail
PROFIL RECHERCHÉ
Formation
- Bac +2 minimum : BTS Assistant de Manager, BTS Gestion de la PME, DUT GEA ou équivalent
Compétences techniques
- Maîtrise des outils informatiques
Qualités personnelles
- Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
- Discrétion et respect de la confidentialité (données clients, données sociales)
- Autonomie, polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Réactivité et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique