Assistant Administratif Service Travaux H/F Artem recrutement

Pour notre client spécialisé dans le CVC et le HVAC, nous recherchons son/sa futur(e) assistant(e) service travaux et administratif sur Saint-Priest.

Missions Principales :

Gestion des Devis :

• Consultation des différents fournisseurs/prestataires/sous-traitant selon directive donnée
• Établissement des petits devis selon les informations des responsables de services, après consultation des fournisseurs.
• Envoi des devis aux clients et dépôt sur leurs plateformes (ex. : Click & Repair)
• Relance des clients pour les offres non acceptées.
• Relance des fournisseurs pour les pièces non livrées ou les réponses d'offres non reçues.

Suivi des Affaires :

• Ouverture des affaires dans GX suite à la réception de la commande client.
• Mise en commande du matériel et validation des factures dans GX.
• Planification des travaux en coordination avec le responsable, et validation de la date d'intervention avec le client.
• Traitement d'appels et renseignement des clients suivants les travaux en cours ou nouvelles demandes de client
• Mise à jour du planning Outlook (réunion, travaux) du responsable

Collaboration avec les Sous-Traitants :

• Mise en forme et transmission des devis transmis par les sous-traitants.
• Suivi de la réalisation des travaux, vérification des éléments nécessaires au paiement avant facturation.

Traitement des Bons d'Intervention (BI) :

• Traitement des BI, papier ou numériques, pour la facturation (au moins une fois par semaine).
• Gestion du retour des fluides extraits des installations pour régénération ou destruction.
• Transmission des CERFAS papier avec numéro de DI à l'assistante SAV pour le reporting fluide, et suivi des fluides remis au distributeur (gaz neuf, régénération ou destruction).
• Envoi et vérification des bons d'interventions des techniciens liés aux services Petits Travaux (essentiellement important pour la facturation)

Gestion des Congés :

• Organisation avec le responsable pour assurer l'intérim durant les congés (organisation interne « service Petits Travaux »).

Support Additionnel (hebdomadaire lundi ou mercredi ou vendredi) :

En soutien en cas d'absences, de congés ou périodes de fortes activités : peut-être amenée à passer des commandes à la demande des différents responsables de services, bons de retour pièces en garantie, divers classement, prises d'appels téléphoniques, gestion de la maintenance Froid et ou CVC...