Assistant de Direction de Pole H/F

les Pep Guyane

---Poste à pourvoir à Saint-Laurent du Maroni, Guyane Française, 97320---
Vous travaillerez au sein d'un établissement médico social et vous aurez les missions suivantes:

FINALITÉ DU POSTE :
Assister la direction dans la gestion administrative, l'organisation des activités et la coordination des informations internes et externes. Contribuer au bon fonctionnement de l'établissement en prenant en charge des tâches variées.

MISSIONS PRINCIPALES :
Assurer le soutien administratif de la direction, en préparant les documents nécessaires et en gérant les tâches courantes.
Organiser les agendas et réunions, en planifiant les rendez-vous et en coordonnant les participants.
Rédiger et mettre en forme des documents officiels tels que courriers, comptes rendus, notes de service et rapports.
Gérer les communications internes et externes, en facilitant les échanges entre la direction, les équipes et les partenaires.
Veiller à la bonne organisation des archives et dossiers administratifs pour garantir un accès rapide et structuré à l'information.

ACTIVITÉ DÉTAILLÉE :
Gestion administrative :
Rédiger et envoyer des courriers, notes de service et communications officielles.
Assurer le suivi des dossiers administratifs (dossiers du personnel, correspondances avec les institutions).
Organisation et coordination :
Gérer l'agenda de la direction et organiser les rendez-vous ou réunions.
Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, mise en place de la salle d'accueil, prises de notes et diffusion des comptes rendus).
Accueil et communication :
Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques ou visiteurs destinés à la direction.
Diffuser les informations importantes auprès des équipes ou partenaires externes.
Suivi des projets :
Aider à la mise en oeuvre et au suivi des projets en lien avec la direction.
Assurer le reporting régulier des actions entreprises.
Gestion documentaire :
Organiser le classement et l'archivage des documents physiques et numériques.
Gérer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
Participation au projet associatif :
Participer au travail institutionnel, à la démarche qualité et à la mise en place des outils de la loi 2002-2 avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire

COMPÉTENCES TECHNIQUES :
Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Pack MICROSOFT...) et les logiciels de gestion documentaire.
Rédiger des documents administratifs avec une orthographe et une syntaxe irréprochable.
Gérer les priorités dans un environnement aux activités multiples et parfois imprévisibles.
Respecter les protocoles administratifs et assurer la confidentialité des informations.
Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux (organisation, terminologie, partenaires).

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES :
Organisation et rigueur : Garantir une gestion précise et méthodique des tâches confiées.
Discrétion et confidentialité : Gérer des informations sensibles avec éthique et professionnalisme.
Réactivité et polyvalence : Faire preuve d'adaptabilité face aux urgences ou imprévus.
Capacité relationnelle : Interagir efficacement avec les équipes, les partenaires et les usagers.
Esprit d'initiative : Proposer des solutions ou des améliorations pour optimiser les processus administratifs.