Détail du poste
Mission principale
Assurer le soutien administratif, organisationnel et financier du projet ECOSNUM CVL, afin de sécuriser son fonctionnement quotidien, la circulation de l'information, le suivi des pièces administratives et financières, ainsi que la préparation des commandes, réunions et recrutements en appui au chef de projet et à la responsable scientifique.
Activités
A. Appui administratif général
Assurer le secrétariat courant du projet ECOSNum CVL.
Gérer la boîte mail fonctionnelle et assurer le suivi des échanges administratifs.
Préparer, mettre en forme et archiver les documents administratifs du projet.
Tenir à jour les listes de contacts, tableaux de suivi et dossiers partagés.
Assurer le classement et la traçabilité des pièces utiles au projet.
B. Organisation et logistique
Organiser les réunions du projet : convocations, réservation de salles, liens Teams, ordres du jour, feuilles de présence, diffusion des documents.
Assurer un appui logistique aux instances du projet : COPIL, COTECH, réunions partenaires, réunions thématiques.
Gérer l'agenda partagé des principales échéances administratives et de gouvernance.
Préparer les relances administratives simples en appui au chef de projet.
C. Suivi administratif et financier
Assurer un rôle de relais entre le chef de projet et l'antenne financière.
Préparer les demandes d'achat et pièces administratives nécessaires au traitement des dépenses.
Suivre les bons de commande, devis, factures et pièces justificatives du projet.
Participer au suivi du budget : prévu / engagé / réalisé, en lien avec le chef de projet et l'antenne financière.
Contribuer à la préparation des éléments administratifs nécessaires au reporting financier et aux conventions.
D. Appui RH et recrutements
Préparer les documents administratifs liés aux recrutements du projet.
Mettre en forme les fiches de poste et assurer leur transmission aux services compétents.
Suivre les étapes administratives de publication, recrutement et prise de poste.
Assurer le lien avec les services RH pour le suivi des dossiers.
E. Interface projet / partenaires
Assurer le suivi administratif des conventions et circuits de validation.
Faciliter la circulation des documents avec les partenaires du projet.
Relayer les demandes administratives simples auprès des bons interlocuteurs.
Veiller au respect des échéances documentaires fixées pour le projet.
Le profil recherché
Savoir :
Connaissance du fonctionnement administratif d'un établissement public d'enseignement supérieur.
Connaissance générale de la gestion administrative et financière de projet.
Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs.
Connaissance des circuits administratifs, budgétaires et RH d'un établissement public [ou capacité à les acquérir rapidement].
Savoir-faire :
Organiser et suivre plusieurs dossiers en parallèle.
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs clairs.
Tenir des tableaux de suivi et assurer la traçabilité des informations.
Préparer des dossiers administratifs complets et fiables.
Gérer un agenda, organiser des réunions et assurer un suivi rigoureux.
Travailler en interface avec plusieurs interlocuteurs internes et externes.
Utiliser les outils bureautiques courants.
Utiliser ou apprendre rapidement les logiciels métiers de gestion de l'université, notamment pour le suivi administratif et financier.
Savoir-être:
Rigueur
Sens de l'organisation
Réactivité
Discrétion professionnelle
Fiabilité
Capacité à prioriser
Qualités relationnelles
Esprit d'équipe
Autonomie dans le suivi courant des dossiers
Publiée le 20/05/2026 - Réf : 2026-2284586
