Assistant Technique H/F HLM

Sous la responsabilité du directeur développement construction neuve, vous assurerez les missions suivantes :

> Assurer le secrétariat :
- Assure la mise en forme de documents et prépare des documents pour les réunions,
- Tient les agendas d'un ou de plusieurs collaborateurs (gestion du temps et du planning des congés...),
- Collecte et organise des informations,
- Organise des réunions (au sein de l'organisme ou à l'extérieur) et en rédige le compte rendu,
- Classe, archive les documents liés à l'activité du service,
- Enregistre, trie et diffuse le courrier entrant,
- Assure l'accueil téléphonique et physique des partenaires, locataires et fournisseurs,
- Prépare des tableaux de bord avec indicateurs,
- Gère les commandes de fournitures du service,
- Consolide les indicateurs de suivi de l'activité.


> Assurer l'assistance administrative et technique de l'équipe :
- Assiste les équipes dans l'élaboration, le suivi et la mise à jour des avenants marchés (tableau de bord, fiche de liaison, modèle type) et des OS travaux dématérialisés et fait le lien avec le service marché et paiement/compta,
- Assiste les équipes dans le suivi des actes de sous-traitance en lien avec les services marchés et paiement/compta,
- Saisie les bons de commandes/bons de travaux dans ULIS en lien avec les chargés d'opérations,
- Assiste les chargés d'opérations dans la constitution et le suivi des dossiers administratifs et techniques,
- Propose des documents types et des améliorations de documents existants,
- Gère et suit les autorisations d'urbanisme : saisit les informations relatives aux autorisations d'urbanisme dans GMBI, établit les déclarations H1 et H2, gère le dossier d'affichage et de dépôt du permis de construire ainsi que les attestations de non-retrait et de non-recours,
- Gère la déclaration d'ouverture de chantier et la déclaration d'achèvement et de conformité,
- Fournit un appui au service communication sur les éléments de communication des projets,
- Peut participer, en lien avec les chargés d'opération, les chargés de suivi de chantier et les chargés de mise en exploitation, au suivi de la garantie de parfait achèvement (GPA).