Les missions du poste
L'assistante administrative exercera son activité au sein d'un service commercial.
Il / elle assurera au quotidien les relations avec les clients à distance.
Il/elle apporte un appui opérationnel et administratif, principalement aux service client et aux services internes. Il/elle gère toutes les opérations qui précèdent, accompagnent et suivent les ventes.
Missions principales
- Secrétariat commercial
- Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.
- Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires.
- Gérer les échéanciers et les agendas de la Direction.
- Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus.
- Support commercial à la vente
- Gérer les ventes depuis les commandes jusqu'aux livraisons en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes.
- Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique.
- Sur demande la Direction, établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis.
- Préparer les dossiers commerciaux
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement.
- Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients : saisir les dossiers (propositions commerciales, devis, commande/contrat, incidents).
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires à la livraison et à la facturation.
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux.
- Gestion des données clients (CRM)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Préparer les tableaux de bord
- Mission éventuelle
- Assister aux réunions internes
- Variabilité des activités
- Son rôle est primordial et sa polyvalence forte, incluant une veille juridique et réglementaire
Le profil recherché
- Bac +3
- Maîtriser la langue Anglais
- Analyser et synthétiser les demandes clients
- Avoir un très bon contact relationnel
- Etre dynamique, réactive, autonome et force de proposition
- Aimer la prise d'initiative, être rigoureuse et organisée
L'entreprise
Sous la responsabilité du Directeur commercial , il/elle collabore en mode projet avec différents services (production - commercial - marketing - recherche et développement - accueil). Fin connaisseur (se) des enjeux du secteur d'activité, il/elle évolue au contact direct des clients et ses talents de communication lui permettent de promouvoir efficacement l'offre de l'entreprise auprès de clients et/ou prospects. Il/elle participe ainsi à augmenter les parts de marché de l'Entreprise.
Publiée le 19/05/2026 - Réf : 4080211/28864092 AA/69L
