Secrétaire Pédagogique de Formation H/F

Universite Paris-Saclay

Poste

Mission du service : Secrétariat pédagogique

CDD de 1 an - date de prise de fonction: 01/09/2026

Activités principales de l'agent.e :

L'agent.e est chargé.e d'assister les responsables de la spécialité dans la gestion et l'organisation des trois formations. Il/elle interagit avec l'ensemble des équipes pédagogiques (enseignants, intervenants extérieurs, environ 40), des étudiants (environ 90 étudiants) et des différents services de l'Université et des CFA.

- Réalisation et diffusion de documents (carnets de présence, mise à jour des documents de rentrée et présentations diverses, compte rendus de réunions pédagogiques, mise à jour ecampus) et archivage

- Gestion des examens (préparation des copies, impression des sujets et feuilles d'émargement, organisation des soutenances, suivi des grilles d'évaluation)

- Saisie Apogée : Inscriptions pédagogiques, gestion des notes, édition relevés de notes et procès-verbaux, organisation des jurys d'année et de diplomation...

- Gestion des recrutements (dossiers de candidatures, organisation des jurys de recrutement, convocation des candidats) et des conventions (stage et partenariats)

- Gestion de budget (250 K€, réalisation/suivi des commandes, gestion des dossiers d'heures complémentaires, des ordres de mission)

- Gestion de l'emploi du temps et réservation des salles

- Participation aux réunions (mensuelles de la LP BIB et conseil deperfectionnement annuel des formations)

- Organisation des événements des formations (cérémonie remise des diplômes, forums..)


Profil recherché

Connaissance, savoir :

Enseignement supérieur :

- Connaissance des textes réglementaires liés à la scolarité universitaire (LMD, alternance, FTLV)

- Maîtrise des procédures d'inscription, de gestion des examens et des jurys

Outils et logiciels :

- Logiciels de gestion pédagogique (Apogée, Parcoursup, eCandidat, etc.)

- Bureautique : Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique

- Bases de données et outils collaboratifs (SharePoint, i.e.Teams, ENT, i.e. moodle)

Techniques de secrétariat :

- Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, PV de jurys)

- Archivage et classement de documents

- Organisation logistique (réunions, déplacements, événements pédagogiques)



Savoir-faire :

Gestion administrative :

- Suivi des dossiers étudiants (inscriptions, conventions, stages, apprentissage, diplômes)

- Organisation des emplois du temps et des salles

- Coordination avec les enseignants, les intervenants, les CFA et les services centraux

Communication :

- Accueil physique et téléphonique des étudiants et enseignants

- Transmission claire et efficace des informations

- Capacité à rédiger des documents pédagogiques et administratifs

Organisation et rigueur :

- Priorisation des tâches

- Respect des échéances et des procédures

- Autonomie dans la gestion quotidienne

Savoir-être :

- Sens du service public et de la confidentialité

- Rigueur, fiabilité et sens de l'initiative

- Capacité à travailler en équipe et en transversalité

- Adaptabilité face aux évolutions réglementaires et numériques

- Bienveillance et diplomatie dans les relations avec les usagers