Les missions du poste
A Gestion de l'agenda et organisation matérielle
* Assurer le suivi de l'agenda des adjoints (invitations, représentations du Maire...)
* Planifier et mettre en place des réunions et des rendez-vous
* Préparer les dossiers en vue des réunions (recueillir les ordres du jour, les notes, procurations...)
* Organiser les repas de travail (demande de boissons, commande de plateaux repas...)
* Organiser les déplacements et gérer les frais de déplacement (ordres de missions...)
* Gérer les besoins en fournitures
* Réceptionner, trier, attribuer et gérer le courrier entrant via le logiciel ELISE
* Répondre aux courriers et courriels d'invitations.
* Publiposter des courriers aux personnes âgées et gestion de l'enveloppe en vue de la visite des adjoints à l'occasion des anniversaires et des noces grand âge
B Accueil téléphonique et physique des visiteurs
* Réceptionner les appels téléphoniques destinés aux adjoints, effectuer le filtrage, la prise de messages et le suivi
* Procéder à l'accueil physique des rendez-vous
Le profil recherché
* Bonne connaissance de l'organisation de la Ville et de M2A ou expérience du même type dans une autre collectivité
* Bonne maîtrise des applications informatiques (outlook, word, excel, publipostage, Elise)
* Bonne maîtrise de la communication écrite et orale
* Sens du service et qualités relationnelles
* Réactivité, autonomie, rigueur et sens des priorités
* Respect, loyauté et discrétion
MODALITÉS DE RECRUTEMENT
* Recrutement sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes de service
* Organisation du travail : 37h50 hebdomadaires, 17 RTT/an
AVANTAGES
* Participation de l'employeur à la mutuelle et à la prévoyance
* Titres restaurant
* Télétravail partiel
* Plan de déplacements d'entreprise (remboursement à 75% des transports en commun, aide issue du forfait mobilités durables...)
* Compte épargne temps
* Prêts d'accession, carte de réduction sur les services de la Ville
* Amicale du personnel (billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...)
Les avantages
- Pouvoir d'achat : 13e mois, primes, titres restaurants...
- Equilibre vie pro - perso : télétravail, CET, RTT.
- Congés spéciaux (enfants, aidants).
- Parcours professionnel : formation interne / externe, mobilité interne
- Transports : plan de déplacements entreprise, forfait mobilité durable
- Santé : participation à la mutuelle et prévoyance, service de médecine
- Loisirs : carte réduction, participation aux activités extra-pro
- Amicale du personnel : billetterie, logements, activités sportives...
- Convivialité : parcours d'accueil, bons plans, événements internes...
Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
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Réception et examen de votre candidature
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Convocation à un ou plusieurs entretiens selon le poste
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Processus d'engagement : constitution du dossier avec les pièces justificatives
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Visite médicale auprès de notre médecin agréé
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Accueil au sein de la Direction ou du service
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Entretien de bienvenue par le service recrutement et signature du contrat
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Ville de Mulhouse en images
Publiée le 15/05/2026 - Réf : rENkKd8xBoRd3xYG