Assistant de Direction du Suaps Service Universistaire des Activités Physique et Sportives H/F

Université Paris-Saclay

Missions principales de l'agent :

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Organisation et suivi du conseil des sports :

• Anticipation et organisation des échéances auprès du directeur du SUAPS et des services concernés, membres du conseil des sports, VP;
• Proposition d'un ordre du jour;
• Convocations, organisation physique (réservation de salle, matériel, enregistrement, rédaction et diffusion du CR).

Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du SUAPS en appliquant les procédures dédiées

• Instruction et suivi des inscriptions au portail sport;
• Élaboration de tableaux de bord et statistiques pour alimenter les bases de données et présentations aux instances;
• Application des consignes de commande publique;
• Suivi des commandes jusque service fait en lien avec le service financier;
• Suivi des conventions de mise à disposition;
• Envoi et suivi des dossiers de recrutement en lien avec le service financier et la DRH;
• Préparation et présence sur certains évènements (JPO, amphis de rentrée, welcome days...).

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

• Accueil des usagers du SUAPS - présence sur site;
• Mise à jour des supports de communication (écrans dynamiques, portail sport, flyers);
• Actualisation des réseaux sociaux.

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

• Échéances des instances en respectant les délais règlementaires et organisationnels;
• Organisation des agendas en lien avec les assistant·e·s de direction des VP, directions centrales, DGS;
• Alerte et respect des échéances règlementaires des décisions du conseil des sports et de leur faisabilité;
• Organiser le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Organisation matérielle des conseils des sports (salle, support audio)

• Alimentation des petites fournitures nécessaires au fonctionnement du service;
• Gestion du planning de réservation des véhicules du SUAPS;
• Organisation de réception des colis avec agents techniques et logistiques.

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

• Collaborations transverses avec les services et direction au quotidien, afin d'assurer le bon fonctionnement du service (DAJI, gouvernance, SSE, DEVEEC, composantes);
• Remonté des notes des UE en lien avec les composantes.