Détail du poste
Sous la responsabilité du Chef d'Agence, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et à la qualité du suivi des dispositifs d'intervention sociale. À ce titre : :
- Vous assurez le suivi administratif des dispositifs : vous préparez, rédigez et suivez les procédures et décisions dans le respect des délais, et organisez les commissions (convocations, ordres du jour, comptes rendus, notifications des décisions);
- Vous garantissez la qualité des dossiers et des réponses : vous veillez à la conformité des documents et à la fiabilité des réponses apportées aux usagers et partenaires;
- Vous accompagnez les équipes administratives : vous transmettez les informations utiles, soutenez la montée en compétence, apportez un appui sur les situations complexes et facilitez l'appropriation des outils et procédures;
- Vous contribuez au pilotage de l'activité et à la gestion des données : vous élaborez des supports, alimentez et exploitez les tableaux de bord, réalisez les reportings et utilisez les outils métiers (dont SOLIS) pour assurer un suivi fiable de l'activité
Spécificités du poste:
Activités spécifiques
- Assure l'accueil téléphonique, la gestion du courrier et le traitement des demandes des usagers.
- Gère les temps de travail, absences, télétravail et déplacements des agents (E-Temptation, E-Mission).
- Suit les activités administratives, logistiques et RH : formations, fournitures, actions collectives, enquêtes et obligations de formation.
- Utilise et suit les outils métiers (SOLIS, VIESION, KOLOK, EASY VISTA) et contribue au suivi de l'activité.
Soutien et suppléance de l'assistante de gestion
- Appuie le suivi administratif, budgétaire et logistique de l'Agence.
- Participe à la gestion de la logistique et à la coordination interne (commandes, véhicules, travaux, ESCO).
- Assure le secrétariat de direction et la circulation de l'information.
- Peut intervenir sur la gestion administrative de dispositifs sociaux (FSL, MASP)
Formations (suivies ou à suivre)
- Organisation du travail et outils bureautiques / métiers (SOLIS, VIESION, KOLOK, E-MISSION, EASY VISTA).
Contexte
- Temps complet souhaité, confidentialité et réserve professionnelle.
- Accueil de publics en difficulté et relations partenaires.
- Poste basé à l'Agence Solidarités Côte-d'Or - Talant / Chenôve.
Le profil recherché
- Première expérience dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat souhaitée
- Bac assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou gestion-administration souhaité
- Accueil et relation aux usagers et partenaires : vous accueillez, informez, orientez et apportez des réponses claires, en présentiel comme à distance;
- Organisation et gestion administrative : vous gérez les agendas, priorités, dossiers et réunions, en assurant le suivi rigoureux des échéances;
- Maîtrise des outils et production de supports : vous utilisez les applicatifs métiers et outils bureautiques pour rédiger, structurer et exploiter les informations;
- Coordination et appui au fonctionnement du service : vous contribuez à l'organisation interne (logistique, RH, communication, coordination des secrétariats) et facilitez le bon fonctionnement du service;
- Connaissance du secteur public et posture professionnelle : vous maîtrisez le cadre de l'intervention sociale, travaillez en lien avec les partenaires et respectez les règles de confidentialité et de discrétion.
Publiée le 13/05/2026 - Réf : O021260511000745
