Coordinatrice des AssistantsEs Médico-AdministratifsVes H/F

Hôpital Pitié-Salpêtrière

La coordinatrice des AMA est positionnée en tant que n+1 de l'ensemble des AMA des services suivants :
· Pitié Salpêtrière : 7 services : Neurochirurgie, chirurgie orthopédique, OPH, ORL, odontologie stomatologie, UCA.
· Trousseau : 4 services : chirurgie orthopédique de l'enfant, chirurgie plastique, reconstructrice et brûlés, OPH, ORL
· Tenon: 3 services: chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique, chirurgie ORL, OPH
· Saint-Antoine: 3 services: Chirurgie orthopédique, stomatologie, ORL/OPH
· Rothschild: 2 services: Odontologie, CRIC
· Charles Foix: 1 service: Odontologie
Elle planifie, organise et coordonne l'activité des secrétariats médicaux, accompagne les évolutions métier, relaie ou pilote les projets liés à la profession d'assistante médico-administrative dans son DMU, en animant l'équipe de professionnels.


Gestion et animation des ressources humaines :
· Encadrer / manager les AMA : gestion quotidienne des AMA
· Assurer le recrutement des AMA : élaboration et publication des offres d'emploi, entretiens de recrutement, sélection des candidats
· Gestion des ressources humaines : anticipation des départs, prévisions de recrutement, gestion des compétences des AMA (ex : tutorat, formation...)
· Accueil des nouveaux arrivants AMA : demandes des habilitations aux applications métier, vérification des équipements disponibles, présentation du service et des personnels, informations générales, formations, livret d'accueil...
· Réaliser les entretiens professionnels annuels : prises de rdvs, mise en place d'objectifs, recensement des besoins en formation...
· Participer au plan de formation annuel, en lien avec le service formation continue du GH
· Organiser les plannings : planification des congés, gestion des absences, saisie dans GESTIME

Coordination des secrétariats médicaux :

· Coordonner : mise en oeuvre des organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux (analyser, proposer, organiser ou réorganiser la répartition des ressources et des moyens humains et matériels)
· Animer : organiser et animer des réunions et groupes de travail, informer et communiquer sur les projets institutionnels, retours d'expérience, bonnes pratiques...
· Réaliser des études / audits liés à l'activité quotidienne ou à un projet spécifique ;
· Etablir des tableaux de bord et développement d'indicateurs de suivi des activités, de qualité des prestations, des effectifs ;
· Contribuer à la réflexion des organisations de travail des secrétariats médicaux en cas de projets de mutualisation, transfert, développement des activités médicales et médico-techniques.

Gestion de projets et conduite du changement :
- Accompagner au changement auprès des équipes : sensibiliser, communiquer, évaluer ;
- Accompagner les AMA dans la mise en oeuvre des objectifs inst