Assistant de Direction - Direction de l'Asile H/F

Office français de l'immigration et de l'intégration

L'assistant(e) de direction sera chargé(e) du secrétariat du directeur général adjoint en charge de l'asile (DGA) ainsi que de celui de la directrice de l'asile. Il/elle apportera un soutien à l'équipe de direction et assurera la liaison avec les partenaires extérieurs et les directions internes de l'établissement.
Secrétariat :
Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et rapports conformément à la charte graphique de l'OFII et assurer leur archivage électronique
Gérer la circulation des parapheurs et le suivi du courrier et notes en cours de préparation ou de signature
Photocopier, classer et archiver les documents du DGA et de la directrice de l'asile
Préparer les aspects logistiques des réunions (réservation de salle, programmation des visioconférences, convocation des participants) et les dossiers en lien avec les équipes
Préparer les déplacements du DGA et de la directrice de l'asile : mise à disposition de l'ensemble des documents nécessaires
Rédiger les comptes rendus des réunions hebdomadaires et suivre les échéances
Veiller à la circulation de l'information auprès des bureaux de la direction sur son périmètre
Gérer les commandes de fournitures et matériels de la direction

Organisation et gestion :

Gérer les appels du DGA et de la directrice de l'asile, prendre les messages et fournir un premier niveau d'information
Gérer et anticiper l'agenda du DGA et de la directrice (déplacements et réunions)
Assurer l'accueil des visiteurs du service
Prioriser les missions et s'adapter aux changements d'agendas
Organiser les déplacements du DGA, de la directrice, de ses adjointes et des agents du service (réservation des billets de transport, de l'hébergement, des taxis etc.)
Assurer le suivi RH des dossiers des agents de la direction : convoquer des candidats en entretien, gérer les congés des agents dans KELIO, suivi des évaluations annuelles
Organiser la prise de poste des nouveaux agents de la direction en lien avec les directions supports et prévoir les départs
Référent systèmes d'information : assurer l'interface pour les agents en cas de dysfonctionnement