Gestionnaire Administratif du Pôle Pégase H/F

Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

La Direction Générale Déléguée Recherche Innovation Valorisation (DGD RIV) soutient les conditions de développement de la politique scientifique et pilote les modalités opérationnelles des projets stratégiques associés, au sein des laboratoires et en lien étroit avec les partenaires du site.
Le/la technicien-ne en gestion administrative recrutée sera rattaché à la Direction Appui au Pilotage et Accompagnement Recherche (DAPAR) de la DGD RIV. Il/elle sera placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la DAPAR. Dans le cadre de ses missions sur le Projet Pégase, il/elle sera placé sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de projet du pôle Pégase pendant la durée de sa mission sur le projet et sera - de ce fait - affecté en proximité directe de l'équipe du Pôle, à la Maison de la Création et de l'Innovation (MaCI).

Description de l'équipe :

Vous serez intégré à l'équipe des personnels administratifs de Pégase composée de 9 personnes (dont 7 à l'UGA). Vous travaillerez en lien étroit avec la cheffe de projet du pôle.

Missions principales :

Vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique du pôle.

Activités principales :

- Planifier les réunions, réserver les salles, restaurants, etc.

- Interagir avec les prestataires et l'équipe financière (demander des bons de commande, envoyer des devis, vérifier les dates de livraisons.).

- Gérer le courrier et l'archivage de tous les documents (papier et numérique).

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du pôle.

- Assister l'organisation logistique des événements (liens zoom et inscription, réservation salles, commande des buffets, aide sur place.).

- Assurer la gestion de plusieurs tableaux et indicateurs de suivi de l'activité et solliciter les différents interlocuteurs pour la collecte d'informations ou de documents.

- Assister la communication (mise en ligne d'articles et événements sur le site internet).

Spécificités du poste :

Quelques déplacements sont à prévoir dans l'académie de Grenoble. Très ponctuellement des événements peuvent avoir lieu en fin de journée.
Exceptionnellement, possibilité de se rendre en classe pour effectuer des passations

Expérience professionnelle souhaitée :

- Expérience professionnelle sur fonctions similaires dans la fonction publique serait appréciée
- Formation, diplôme, expérience souhaitée :
- Bac +2