Les missions du poste
Le GIP MDE est réglementé par une convention constitutive qui définit son objet principal : prendre soin et accompagner les enfants de 6 à 11 ans plus particulièrement sur la santé psychique tout en prenant en compte les liens avec leur santé globale.
En lien avec son objet, la MDE a pour objectifs principaux de :
1. contribuer à l'amélioration et du bien-être et de la santé des enfants de 6 à 11 ans
2. participer à la réduction des inégalités sociales et territoriales d'accès aux ressources de santé globale pour les enfants de 6 à 11 ans.
La Maison des enfants est un acteur de prévention secondaire qui centre son action sur la prévention, le repérage, l'accompagnement court et l'orientation des enfants de 6 à 11 ans. Elle propose :
- un accueil rapide, inconditionnel et gratuit ;
- une évaluation globale de la situation de l'enfant ;
- un accompagnement individuel et/ou collectif (social, psychologique, médical, éducatif) court et/ou une orientation adaptée aux besoins de l'enfant.
Activités principales du poste
Assurer l'accueil et la gestion administrative de la MDE
- Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques et donne un premier niveau d'information
- Accueil physique, du public et des professionnels, avec ou sans rdv
- Renseigne le logiciel métier de la MDE
Organisation, participation et suivi de la vie de la MDE
- Prise de rendez-vous et gestion des plannings des professionnels de la MDE
- Assure la gestion de la boîte morale de la MDE et réoriente les demandes
- Organise des réunions et rendez-vous internes et externes à la MDE (planification, préparation de documents divers, diffusion de documents compte-rendu)
- Assure la bonne gestion des lieux d'accueils (réservation par les partenaires, veille au rangement par tous des espaces, veille sur les éléments pouvant être dégradés, gestion de l'affichage.etc)
- Participe aux réunions cliniques hebdomadaires
Gestion administrative
- Réceptionne, trie, diffuse et assure le suivi des courriers de la MDE
- Crée et actualise les fichiers professionnels
- Réalise des comptes-rendus de réunion
- Met en forme et envoie des courriers
- Met en forme des supports pwp
- Recense les besoins en fourniture de bureau, assure la répartition dans l'équipe et le suivi du stock
- Recense les besoins en produits et équipements médical, assure la répartition dans l'équipe et le suivi du stock
Activités secondaires du poste
Assiste le/la référent.e informatique de la MDE. Participe à l'accueil des nouveaux professionnels (demande de matériel, ouverture des droits .)
Participer aux évènementiels de la MDE :
- Appui administratif et logistique dans l'organisation du comité d'animation partenariale, de journées thématique, d'étude ou de séminaire (mise en place des espaces, course, .)
Assurer une veille documentaire et une bonne diffusion des informations reçues des partenaires
Participer à la gestion de situations de crises (sanitaires, sociales.)
La fonction d'assistante administrative, chargée d'accueil est rattachée à la Directrice de la MDE, sans responsabilité hiérarchique auprès des membres de l'équipe.
Elle est affectée administrativement et localisée au siège de la MDE à Nantes.
Elle participe des fonctions d'accueil et d'organisation nécessaires au bon fonctionnement de la MDE.
Elle est en lien étroit avec la Directrice sur l'ensemble des questions relevant de l'accueil, de la gestion des plannings et du fonctionnement quotidien de l'équipement.
Le profil recherché
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la confidentialité des informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Assurer la liaison avec les services de maintenance,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Organiser l'agenda des réunions,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Bienvenue chez Groupement D'interet Public Maison des E
Publiée le 04/05/2026 - Réf : 207RFBT
