Secrétaire Accueil H/F

Flore D'arc

Il/elle gère le standard en réceptionnant l'ensemble des appels extérieurs et en assurant une transmission écrite et orale de qualité,
Il/elle assure le premier contact du public avec l'établissement
Il/elle assure aux résidents, par sa présence permanente et souriante, accueil, information et sécurité
Il/elle accueille et renseigne les familles et les intervenants extérieurs,
Il/elle oriente les demandes selon leur nature (Soins, hébergement, direction)
Il/elle contrôle les entrées et sorties de l'établissement,
Il/elle transmet aux résidents toutes informations ou documents utiles (courrier, menu, planning d'animation.),
Il/elle assure le suivi du courrier (entrant et sortant) et la réception des colis et livraisons.
Il/elle assure le classement et l'archivage des documents rattachés au dossier du résident.
Il/elle prépare et diffuse l'information en interne et en externe sous la supervision de la Direction ou de son représentant,
Il/elle renseigne des tableaux de bord, registres, supports, (ou selon les instructions reçues, mets à jour les données en respectant les directives et/ou les calendriers),
Il/elle gère l'agenda des rendez-vous pédicure, coiffeur et MEDEC.
Il/elle prépare les dossiers des résident (papiers et informatisés) en respectant la procédure d'accueil et en veillant à l'exhaustivité des pièces communiquées (ex. carte complémentaire, avis d'imposition, RC, etc.),
Il/elle renseigne le registre d'entrée/sortie
Il/elle effectue les relances des documents du dossier résident.
Il/elle enregistre les absences des résidents et les repas invités, et transmet au comptable les informations pour la facturation,
Il/elle clôture les dossiers résidents lors de la sortie
Il/elle met à jour le cahier de remerciement
Il/elle recueille les doléances des résidents/familles et les transmet à la direction