Détail du poste
Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de Mairie, l'agent d'accueil a pour rôle d'accueillir, renseigner, et orienter les usagers. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la populations. Il accomplit des missions polyvalentes (gestion du courrier, secrétariat, état civil, urbanisme, gestion location de salle, inscription école et cantine ...)
Accueil physique et téléphonique du public
- Accueil physique
- Accueil téléphonique
- Enregistrement du courrier « arrivé » et « expédié »sur DOC V7 après retour de la secrétaire
- Gestion de la boite mail de la commune
- Mise à jour des fichiers informatiques : Population - Elections
- Renseigner des bordereaux d'envois, préparer des enveloppes et enregistrer des formulaires dans les
Registres spécialisés
- Trier, classer et archiver les documents selon l'indexation définie
2. Etat Civil
- Mise en forme des actes
- Préparation les dossiers et cérémonies de mariage et des baptêmes
- Etablissement les actes de reconnaissance, mariage et décès, changement de noms, pacs
- Mise à jour des registres, les livrets de famille
Urbanisme
- Réception des différentes demandes
- Suivi des dossiers : vérification - envoi aux différents services
Communication
- Frappe et mise en page de courriers divers élus, en relation avec la communication
- Gestion et mise à jour du site internet de la collectivité, panneaux Pocket et Facebook
- Gestion des panneaux d'affichages
- Saisie des encarts publicitaires en comptabilité pour la gazette
Gestion des affaires scolaires
- Prise en charge des inscriptions scolaires
- Suivi des inscriptions à la cantine et saisie de la facturation des repas en liaison avec la personne de la cantine et l'agent comptable
Elections
- Gestion et suivi des listes électorales
- Participation aux scrutins électoraux
Salle polyvalente
- Suivi des réservations
- Etat des lieux entrants et sortant
- Saisie des chèques de location
Cimetière
- Suivi des concessions
- Saisie des chèques (vente et renouvellement)
Gens du voyage
- Gestion de la convention
- Gestion de l'occupation du domaine public - encaissement de redevance d'occupation
Classement - Archivage
- Classement et archivage des documents selon le plan de classement finalisé par la DGS
- Gestion, transmission et affichage d'informations
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Savoir organiser son poste de travail de manière claire et cohérente afin de faciliter son remplacement.
Signaler/ alerter la hiérarchie en cas de dysfonctionnements
Le profil recherché
Savoir :
- Connaissance des techniques d'accueil et des règles de communication
- Savoir s'organiser et prioriser
- Connaître les techniques de communication, téléphonique, informatique et de publipostage
- Savoir récolter les informations et les retranscrire à la hiérarchie
- Connaissance dans les domaines d'état civil, urbanisme
- Connaissance du pack office : Word, Excel, Berger Levrault
- Savoir rédiger des procédures
Savoir être :
- Qualité d'expression et de présentation irréprochable
- Adapter sa posture et son vocabulaire
- Faire preuve de discrétion, neutralité, professionnalisme et de réserve
- Rendre compte à son supérieur hiérarchique direct
- Respecter et appliquer les consignes données
- Capacité rédactionnelle
- Faire preuve de patience et de calme face aux usagers en toutes circonstances
La carte
300 Rue de la Mairie
01600 Sainte-Euphémie
Publiée le 02/05/2026 - Réf : O001260429001188
