Les missions du poste
Activités principales
- Assure l'accueil physique et téléphonique, informe et oriente les étudiants internationaux sur l'offre de formation et de certifications, les modalités d'inscription, les niveaux de langue, les calendriers.
- Assure le suivi des dossiers administratifs des usagers et répond aux demandes par l'application de réglementations et de procédures dédiées : inscriptions dans le logiciel des organismes certificateurs pour les certifications ou dans APOGEE pour les formations, mise à jour des données, attestations, suivi des demandes spécifiques (ex aménagements d'examens, ...).
- Participe aux tests de positionnement : convocations, gestion des listes et éventuellement des salles, saisie des résultats.
- Assure le suivi des groupes de cours : met en place et réalise le suivi de l'émargement dématérialisé, effectue les relances, établit les attestations de présence pour les financeurs ou partenaires, gère les changements d'emploi du temps, communique des informations pratiques aux apprenants (étudiants/stagiaires).
- Effectue le suivi des apprenants pendant leur parcours universitaire
- Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité: saisie et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, contribuer à l'édition des relevés de notes et attestations des procès-verbaux de jury.
- Assure le soutien logistique de l'activité du service : gère le planning, contrôle les échéances, participe à l'organisation des examens, prépare les jurys et la cérémonie de remise des diplômes.
- Assure le lien régulier avec la responsable pédagogique des diplômes d'université.
- Coordonne la mise en oeuvre administrative et logistique des sessions de certifications proposées par le centre de langues (inscriptions, salles, convocations, résultats, diplômes.)
- Répond aux demandes de l'extérieur par la sélection et la diffusion d'informations appropriées.
- Participe au recueil des données des questionnaires de satisfaction.
Activités spécifiques liées à l'environnement de travail et au service
Établit les conventions de formation professionnelle dans FCA Manager.
Participe aux surveillances de certifications ou d'examens.
Participe aux manifestations organisées par le centre de langues ou l'université permettant de promouvoir l'offre de formations du centre de langues.
Participe à l'amélioration continue des activités du centre de langues et contribue à la démarche de certification qualité (FLE, Qualiopi).
Le profil recherché
De formation Bac minimum ou titre de niveau équivalent, vous avez le sens du service aux usagers, vous savez faire preuve de patience et de pédagogie dans l'explication des démarches. Vous avez une capacité à travailler en équipe avec le responsable administratif, le responsable pédagogique, les enseignants. Vous avez le sens de l'adaptation: priorisation des tâches en période de forte activité (rentrée, examens, sessions de certification) et adaptation en fonction des demandes hiérarchiques.
Vous avez une bonne aisance dans un environnement numérique (dossiers partagés, formulaires en ligne, suivi des inscriptions...); vous savez faire preuve de discrétion et de bienveillance.
Un niveau d'anglais B1 est souhaité dans le cadre de l'accueil d'un public non-francophone (notamment lors de surveillance de certifications).
Une expérience dans un service de scolarité, un centre de langues, ou un centre d'examens serait appréciée.
Bienvenue chez Université de Bretagne Sud
Au sein de la direction de l'enseignement et du Centre de langues sur le campus de Vannes, sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable des affaires administratives et financières de cette direction le gestionnaire administratif (H/F) du centre de langues apporte un soutien administratif et logistique à la structure dans le respect des techniques, règles et procédures. Il/Elle assure le secrétariat de scolarité des formations dispensées par le Centre de langues (DU Passerelles, DU Études Françaises, cours de FLE) et la gestion administrative des certifications (DELF/DALF, TCF...) proposées sur les sites de Lorient, Vannes et à venir sur Pontivy. Pour ce faire, il/elle utilise pour outils des logiciels spécifiques (APOGEE, SWS, TEO, GAEL, FCA Manager, ...).
Publiée le 30/04/2026 - Réf : 2026-2253901
