Coordinateur·trice Accueil & Services Administratifs H/F Dani Alu

Coordonner l'organisation quotidienne de l'accueil et des tâches administratives associées.

Assurer un accueil professionnel téléphonique et physique des clients, des fournisseurs et visiteurs dans un souci de qualité et de satisfaction.

Concevoir et organiser l'ensemble des événements et visites internes.

Coordination de l'accueil

• Contribuer à la bonne tenue et à l'image de l'espace accueil
• Organiser la répartition des tâches avec la 2ème personne à l'accueil
• Prioriser les activités en fonction de l'activité quotidienne
• Fluidifier le fonctionnement et anticiper les pics d'activité
• Être le point de référence en cas de difficulté ou de tension

Accueil & gestion des appels

• Assurer l'accueil physique des visiteurs (clients, fournisseurs, candidats...)
• Gérer le standard téléphonique (filtrage, orientation, prise de messages)
• Traiter les demandes courantes avec réactivité, répondre à un premier niveau d'information et rediriger

Gestion administrative liée à l'accueil

• Gestion du courrier entrant/sortant
• Suivi des échantillons
• Tâches administratives courantes (saisie, suivi, classement, fournitures, réservations...)
• Support ponctuel aux équipes
• Met en place et fait évoluer les procédures

Pilotage des événements internes

• Organiser et coordonner les événements internes (réunions, séminaires, temps conviviaux, réunions d'équipe...)
• Gérer la logistique : planning, salles, matériel, prestataires (traiteur...)
• Assurer la qualité de l'accueil lors des événements et être garant du bon déroulement le jour J
• Proposer des formats ou améliorations pour dynamiser la vie interne