Assistante de Direction - Mairie d'Aubenas H/F

Communes

Ville centre de la Communauté de communes du Bassin d'Aubenas Vals regroupant 28 communes, la Ville d'Aubenas recrute une assistante de direction rattachée à la Direction Générale, travaillant en binôme étroit avec l'assistante de la Directrice Générale des Services (DGS).

📂💻 Descriptif du poste

Au sein de la Direction Générale, vous assurez l'accueil et le secrétariat du Maire, la gestion du courrier, ainsi que le secrétariat et l'organisation des instances municipales, en lien étroit avec l'assistante de la DGS afin d'assurer la continuité et la coordination du service.

Missions principales
✉️ Gestion du courrier
- Ouverture et traitement du courrier entrant et sortant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la Direction Générale).
- Gestion des contrats de location, factures, fournitures et suivi de maintenance liés à la machine à affranchir.
- Veille à la rigueur des mises en signatures
et au respect des procédures internes liées au courrier.
- Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles.
- Suivi rigoureux du « Chrono ».
- Traitement prioritaire des courriers jugés urgents ou importants par Monsieur le Maire.
- Interface avec les services pour la gestion des situations urgentes ou inhabituelles.
- Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition.

🏛️ Missions liées au Cabinet du Maire
- Accueil, filtrage et orientation des appels et courriers du Cabinet.
- Gestion des agendas et des prises de rendez-vous.
- Organisation des réunions (préparation logistique et administrative, constitution de dossiers).
- Gestion, mise à jour de fichiers Excel et réalisation de publipostages (voeux, agendas, invitations...).
- Préparation et organisation des permanences des élus avec les administrés.
- Rédaction de courriers : réponses, lettres protocolaires (félicitations, condoléances, excuses...).
- Gestion, redistribution et suivi des parapheurs signés.
- Classement et archivage.

🗳️ Gestion du Conseil municipal
- Participation à l'organisation administrative et logistique des séances du Conseil municipal, en lien avec l'assistante de la DGS.
- Appui à la préparation des convocations, dossiers et documents réglementaires.
- Suivi administratif après séances (transmission, classement, archivage).
- Contribution à la continuité du service en cas d'absence, en étroite collaboration au sein du binôme.

🧒 Mission liée au Conseil municipal des enfants
- Secrétariat et animation du Conseil municipal des enfants (réunions environ une fois par mois).
- Organisation des réunions, préparation des supports et suivi des actions engagées.