Assistant de Direction à Mi-Temps H/F EFS Etablissement Français du Sang

Au sein de la Directiondes Affaires Financières (DAF)du siège de l'EFS, vous assistez la Directrice, le Directeur adjointainsi quel'ensemble des membres de la direction.

Vos missions principales :

• Assurer la réception, la transmission et la traçabilité des documents entrants et sortants de la Direction; garantir leur enregistrement informatique et leur classement physique;
• Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers sous la responsabilité du référent du dossier, puis assurer leur archivage;
• Réaliser diverses tâches de secrétariat : photocopies, frappe, reliure, préparation des dossiers;
• Assurer la gestion documentaire dans l'outil Gédéon;
• Organiser les réunions : réservation des salles, rédaction des comptes rendus pour certaines réunions ;
• Gérer les agendas de la Directrice et du Directeur Adjoint;

• Back-up de la responsable du Travel Management (principales missions, liste non exhaustive) :
  • Rappeler les procédures et les processus en place, la politique des déplacements, l'utilisation de l'outil de réservation et de création des notes de frais... ;
  • Traiter les demandes de réservation en canal Offline ;
  • Gérer les demandes de réservation, d'annulation et de modification ;
  • Suivre les annulations et l'émission des avoirs auprès de l'agence de voyages,
  • Organiser les déplacements de groupe ;