Détail du poste
Missions principales exercées sous l'autorité du responsable hiérarchique
L'assistant de gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif du cabinet du maire. Il apporte un appui organisationnel, logistique et administratif direct au maire, en garantissant la fluidité des informations, la qualité du suivi des dossiers et la coordination des activités du cabinet.
Gestion administrative
- Réception, traitement, suivi et classement du courrier (entrant et sortant) en lien avec le directeur général des services
- Gestion des demandes adressées au Maire et aux adjoints
- Rédaction et relecture de courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Préparation et suivi des dossiers du maire (réunions, conseils, rendez-vous)
- Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi
Organisation et coordination
- Gestion de l'agenda du maire
- Organisation des réunions, déplacements et événements du cabinet
- Coordination des visites de terrain et réunions internes
- Interface avec les services municipaux et les partenaires institutionnels
- Circulation et sécurisation de l'information
- Organisation des astreintes des élus
Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique
- Filtrage et orientation des demandes
- Contribution à l'image professionnelle du cabinet
- Organisation et accompagnement des déplacements du maire au sein des services municipaux
Suivi des dossiers
- Suivi des décisions et engagements du maire
- Relances et coordination avec les interlocuteurs concernés
- Participation à la préparation des conseils municipaux et commissions
Lien avec le Directeur Général des Services (DGS)
L'assistant de gestion administrative du cabinet du maire entretient un lien fonctionnel étroit avec le Directeur Général des Services (DGS) et les services de la collectivité.
À ce titre :
- Il assure la transmission fluide, régulière et sécurisée des informations entre le cabinet du maire et le DGS
- Il organise et facilite le partage d'informations à l'occasion des déplacements du maire au sein des services
Le profil recherché
Compétences: Gérer les relations avec les actionnaires,Communiquer les résultats aux parties prenantes,Concevoir des présentations pour des réunions stratégiques,Participer à des réunions multidisciplinaires,Préparer les dossiers pour les réunions du conseil d'administration
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Publiée le 28/04/2026 - Réf : 207NRPR
