Assistant de Direction - Noisy·le-Sec H/F

Communes

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assisterez et assurerez la gestion du secrétariat de la direction générale. Vous serez en appui de la coordination entre les directions générales adjointes, les chargé.es de mission rattaché.e.s à la DG et l'ensemble des services de la collectivité. Vous garantirez la transmission des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction générale et/ou de l'administration communale.

A ce titre, vous aurez pour principales missions :
Accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
Organisation et gestion des agendas du DGS et des DGA ;
Organisation administrative, logistique de réunions avec des partenaires internes/externes : réservations de salles, invitations, vérification de présences, transmission des ordres du jour prévisionnels ;
Préparation de dossiers, transmission de documents nécessaires en amont ;
Suivi des parapheurs ;
Gestion du courrier entrant et sortant ;
Rédaction de courriers divers ;
Rédaction de comptes rendus d'échanges/de réunions ;
Mise en forme de documents de présentation ;
Gestion et organisation des déplacements ;
Préparation d'instances de gouvernance politique et administrative : bureaux municipaux, comités de directions, réunions avec le maire et les élus : diffusion d'ordre du jour et préparation de dossiers thématiques ;
Appui ponctuel à la gestion de certains dossiers : recherche d'informations, mises en relations, coordination ;
Communication et diffusion de l'information avec l'équipe municipale ;
Gestion des commandes de fournitures de bureau ;
Classement et archivage des documents et dossiers.