Responsable Administratif et ADV H/F

Arpege Master K

Missions et activités :
- Gère les actes administratifs du service (supervision en partie) : facturation, avoirs, règlements, documents légaux, documents pour l'exportation, cautions et garanties
- Réalise des enquêtes de solvabilité clients et informe les services concernés
- Traitement administratif des commandes suivant la validation technique de la Production
- Communication avec les services comptables et administratifs du client.
- Effectue la saisie et le suivi administratif des contrats de ventes
- Contrôle, mise à jour et suivi des fiches clients/prospects
- Gère le contrôle des livraisons clients via le magasin avant la transmission de certaines factures
- Gère les facturations de Situations clients : suivi administratif, suivi comptable, cut-off, suivi de l'avancement en lien avec le chef de projets internes AMK.
- Assure le cut-off périodique du CA clients : PCA, FAE, AAE
- Identifie les retards et risques de retard de règlement clients, les risques d'impayé. Sécurisation des paiements et anticipation des mauvais payeurs
- Assure la relance des retards de règlements clients, et la saisie des règlements journalier
- Informe les services concernés de toutes réclamations clients (litiges entrainant des retards de paiements, cessation d'activité.)
- Contrôle l'application de la cohérence des règles de la TVA sur la facturation clients
- Gère les éventuelles remises d'affacturage et l'état de rapprochement d'affacturage
- Effectue le suivi hebdomadaire et mensuel des tableaux de bords des indicateurs comme la prise de commandes, la facturation, les devis.
- Réalise le classement et l'archivage des dossiers
- Selon les nécessités du service, assure des missions autres en rapport avec ses disponibilités et compétences
- Rend compte au DAF, ou à défaut à la direction générale

Savoir-faire et formation :
- Règles et procédures administratives, commerciales, comptables de l'entreprise
- Gestion commerciale / Politique tarifaire
- Gestion administrative et comptable des clients (notamment gestion des PCA, FAE, AAE)
- Règlementation douanière en vigueur selon les produits ; Connaissance des Marchés Publics
- Logistique (distribution, magasinage, transport.)
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et de communication numérique ainsi que l'ERP
- Anglais opérationnel
- Bac +2 BTS ou DUT Gestion / Economie / Comptabilité
- Expérience d'au moins 10 ans souhaitée

Savoir être et conditions d'exercice :
- Aisance relationnelle, facilités à communiquer, communication positive
- Capacité d'écoute, capacité d'analyse
- Rigoureux, organisé et méthodique, respectueux des procédures internes de l'entreprise
- Efficace, disponible et autonome
- Travail en équipe
- Respect de la confidentialité des informations mises à sa disposition
- Respect rigoureux des consignes de sécurité informatique et confidentialité des données