Référent Administratif et Financier H/F

Service Public

Accueil et information

Gestion des appels téléphoniques et des courriels, accueil des bénéficiaires,

Traitement des devis et conventions: envoi de devis, préparation de dossiers de financements de bénéficiaires.

Renseignement et actualisation mensuelle de tableaux de suivi des recettes et des dépenses,

Assurer une veille régulière sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.) afin d'identifier les tendances, les actualités du secteur de la formation et de la VAE, ainsi que les initiatives d'acteurs similaires

Contribuer à la valorisation des actions du DAVA en participant à la diffusion de contenus

Suivi administratif des prestataires et des jurys

Constitution, mise à jour et suivi des dossiers administratifs des intervenants et membres de jurys (collecte et vérification des pièces justificatives)

Préparation et gestion des actes administratifs liés aux prestataires / jurys (désignation, convocations, documents réglementaires)

Organisation administrative et logistique des sessions de jurys de certification (planification, réservation, coordination)

Élaboration et envoi des convocations aux membres de jurys et aux candidats

Préparation des dossiers de jury (listes de candidats, supports, documents nécessaires au bon déroulement des sessions)

Suivi des émargements, procès-verbaux et transmission des résultats aux services concernés

Collecte et contrôle des éléments nécessaires à la rémunération des jurys (présences, états d'émargement, pièces justificatives)

Interface avec le service de gestion financière pour la transmission des éléments nécessaires à la mise en paiement

Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses liées aux prestations et aux jurys

Elaboration et actualisation des tableaux de suivi (prestations, jurys, ...)

Logistique et achat

Réservation de salles et de matériel

Réalisation des achats de fournitures administratives, pédagogiques et autres nécessaires au bon fonctionnement des activités

Participation à la démarche qualité
Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité
Participation à la rédaction de procédures, instructions, formulaires
Classement de documents dans l'espace collaboratif (sharepoint)