Les missions du poste
Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d'assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l'inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l'HDR, d'organiser les différents événements pour
les doctorants et d'assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d'enseignement.
Conseil, expertise et pilotage
- Apporter son expertise dans l'analyse des dossiers études doctorales et les instruire
- Proposer des solutions techniques et organisationnelles pour améliorer le fonctionnement du pôle
- Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe
- Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études doctorales
- Apporter une aide technique et administrative aux projets et événements portés par les doctorants, les écoles doctorales
- Aider à la mise en place d'une plateforme de dématérialisation des procédures liées aux études doctorales
- Participer à l'élaboration du contrat quinquennal d'établissement et coordonner le volet études doctorales
- Participer aux conseils des écoles doctorales et au collège des écoles doctorales
- Administration fonctionnelle de la plateforme des doctorants
Coordination des formations doctorales et HDR
- Assister les directions adjointes des écoles doctorales dans la mise en oeuvre des formations doctorales et HDR
- Mettre en oeuvre une offre de formation diversifiée
- Elaborer, suivre et ajuster le budget des formations
- Mettre en place un réseau de formateurs, recherche, recrutement et suivi des formateurs (enseignants-chercheurs et vacataires)
- Instruire les dossiers des vacataires, valider les services des enseignants
- Accompagner les activités de la gestionnaire des formations doctorales
Gestion administrative et financière des contrats doctoraux et missions d'enseignements
- Préparer les campagnes annuelles des missions d'enseignement et paramétrer Sirius
- Assurer le suivi des besoins des composantes et des candidatures des doctorants pour les missions d'enseignement
- Assurer la liaison avec les différentes composantes et référents des doctorants contractuels avec mission d'enseignement
- Préparer les dossiers pour les commissions de recrutement
- Participer aux commissions de recrutement et assurer le suivi des affectations
- Transmettre les informations et dossiers à la direction des ressources humaines pour établir les contrats, les avenants aux contrats
- Prendre en charge les conventions relatives aux contrats doctoraux
- Assurer un suivi administratif et financier des contrats doctoraux, des missions d'enseignement et des modalités de reversement
- Alimenter un tableau de suivi des contrats doctoraux
- Référente de la partie missions d'enseignements de Sirius
Production d'indicateurs
Management d'équipe
Qualité
Le profil recherché
Connaissances / Savoir
Connaissance de l'environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche)
Organisation d'une unité de recherche
Structures de l'établissement
Appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures, suivre l'évolution de la
règlementation comptable et financière et des techniques comptables
Savoir définir des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, savoir analyser les résultats
Savoir faire
Savoir rendre accessible les documents présentés selon le public destinataire
Connaissance des infrastructures de recherche nationales et européennes
Savoir animer et encadrer une équipe, prévenir et gérer les conflits ou situations complexes
Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
Savoir utiliser les logiciels de bureautique et les outils du domaine d'activité (Sifac)
Planifier les activités et les échéances
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
Réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents
Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative et financière
Savoir être
Diplomatie et qualités relationnelles
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Excellentes capacités en management et communication
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
Bienvenue chez Service Public
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la recherche (DR) / Pôle études doctorales
Composition du service (effectifs) : 33 (DR) / 7 (pôle études doctorales)
Fonction d'encadrement : Oui - Nombre d'agents à encadrer : 6
Rattachement hiérarchique : Directeur adjoint de la DR / Directrice de la DR
Service central de l'Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :
Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société, EUR M&CS.
Contraintes horaires liées à l'organisation de certaines réunions ou manifestations qui peuvent se dérouler en-dehors des heures habituelles de travail.
La carte
110 Route de Saint-Leu
93430 Villetaneuse
Publiée le 23/04/2026 - Réf : 2026-2250526
