Détail du poste
La direction des Collections -DCO - a une part majeure dans l'accomplissement des missions de la Bibliothèque nationale de France - BNF - et participe activement à la collecte, à l'enrichissement, à la conservation, au signalement, à la communication et à la valorisation des collections ainsi qu'à la médiation et à la recherche.
Au sein de la DCO, les départements de collections au nombre de quatorze sont répartis sur quatre sites : François-Mitterrand, Richelieu, Arsenal et Opéra.
La direction dispose en outre de deux départements fonctionnels pour les aspects scientifiques et techniques d'une part et d'autre part les questions administratives et financières. Elle dispose d'un effectif de l'ordre de 1000 agents.
Sous l'autorité du directeur des Collections, il ou elle est appelé à :
- Gérer l'agenda du directeur, ses appels téléphoniques, et organiser ses rendez-vous ainsi qu'intervenir dans sa messagerie si nécessaire. Gérer le courrier départ et arrivée ;
- Organiser les réunions de la direction et assurer la diffusion des comptes rendus ;
- Assurer la saisie informatique et la mise en forme de textes, tableaux et powerpoints ; rédiger des projets de courriers, documents administratifs - être le relais et assurer l'information sur tous supports ; assurer la diffusion de la revue de presse quotidienne de la BnF ;
- Assurer le suivi des documents émanant de la DCO et soumis à la direction générale et à la présidence ;
- Suivre l'enveloppe annuelle des missions de la DCO ;
- Assurer le suivi de l'enveloppe budgétaire des frais de la direction ;
- Préparer les confirmations de préemptions et d'achat en vente publique ; suivi des courriers de remerciements pour dons ; suivi des contrats de don ou d'achat.
- Préparation de dossiers pour les réunions (comités de direction, instances de l'établissement, copils, différents conseils et revues d'avancement, réunions d'encadrement,.) ;
- Aide à la préparation de la commission des acquisitions, 2 fois par an (dossiers, réservation de salle, invitations.), en lien avec le secrétariat de la commission des acquisitions.
- Contribuer au suivi logistique des événements organisés par la DCO (séminaires, pots de départ à la retraite.)
- Suivi et mise à jour en lien avec le SCORE et le service juridique des délégations de signature et groupes lotus du carnet d'adresses BnF (directeurs, adjoints, chefs de service, assistants).
- Référent archives
Le profil recherché
Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Publiée le 22/04/2026 - Réf : 207DKLW
