Assistant de Direction Site Sorbonne du Service Régional de l'Immobilier H/F

Rectorat de L'academie de Paris

Rattaché au chef du Service Régional de l'Immobilier (SRI), au sein de la Direction des Affaires Générales et Immobilières (DAGI) du Secrétariat Général de la Région Académique (SGRA), vous intervenez directement en appui de l'activité du chef du service et de l'energy manager régional qui lui est rattaché et des pôles de Paris-Créteil ESR et Paris-Créteil MOA. Il contribue également à la coordination avec le pôle Versailles du service, en lien avec son assistante, ainsi que les agents du SRI localisés à Créteil.
Pour vos missions, outre le suivi quotidien des besoins du SRI, vous travaillez en étroite relation avec les nombreux interlocuteurs réguliers du service ou leurs secrétariats : recteurs de région, d'académies, et délégué ESRI, SGRA, SG-ESRI, DAGI, services des ministères de tutelle, préfecture de région IDF, MRPIE, région IDF, CROUS, EPAURIF, prestataires d'opérations pluriannuelles, .
Principales activités :
-Coordination des agendas de l'ensemble des agents du SRI sis en Sorbonne, du chef du service régional ainsi que des trois chefs de pôles et de leurs adjoints, en liaison avec l'ensemble des partenaires internes et externes ;
-Gestion et suivi des courriers et des documents administratifs - notamment des nombreuses conventions de maîtrise d'ouvrage et de financement du service ;
-Rédaction et relecture de notes de présentation à l'attention de la Rectrice ou de la Rectrice déléguée ESRI ; élaboration de dossiers de synthèse pour le chef de service et les cheffes de pôle ;
-Organisation de réunions (fixation de date, convocations, mise en place), accueil physique et téléphonique ;
-Gestion de proximité RH des agents du SRI, accueil des nouveaux arrivants et préparation de leur arrivée ;
-Centralisation et diffusion des différentes informations au sein du pôle de Paris comme au sein du service régional ;
-Assistance au suivi de sujets opérationnels administratifs et techniques, notamment dans le cadre de la mise en oeuvre du schéma directeur immobilier de la Sorbonne.

Conditions particulières d'exercice :

Bureau partagé à Paris situé 47 rue des écoles Paris Ve. Télétravail possible après 6 mois.

Profil recherché :

Savoirs :
-Diplôme de niveau Licence ou équivalent
-Qualités rédactionnelles et d'expression orale
-Maîtrise des outils bureautiques
-Notions en matière d'immobilier public
Savoir-faire :
-Capacité d'analyse et de synthèse
-Capacité à appréhender, à gérer les priorités, et rendre compte
-Capacité à anticiper et prendre des initiatives
Savoir-être :
-Sens du relationnel, diplomatie
-Confidentialité et discrétion
-Rigueur, organisation, autonomie
-Sens des responsabilités
-Sens du service public