Les missions du poste
Directement rattaché(e) au Directeur général, la personne aura pour mission principale d'appuyer sur différents aspects le directeur général.
Les principales taches seront:
Secrétariat
- Assurer, en toute autonomie, la réception et le filtrage des appels, la prise de messages, la gestion de l'agenda et de la programmation des réunions et des rendez-vous internes et externes;
- Constituer un point d'entrée, de centralisation et de relais, des demandes internes et externes;
- Assurer le suivi de dossiers s sensibles ou signalés du directeur général;
- Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs.
Traitement d'information et communication
- Assurer l'organisation et le suivi des dossiers confiés, élaborer les ordres du jour, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision:
o des réunions mensuelles du CODIR (réunion des manageurs de la HAS);
o des réunions hebdomadaires du COMEX (réunion de l'équipe de direction);
o de toutes autres réunions ou séminaires qui s'avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la direction générale;
- Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes);
- Organiser, alimenter le partage et le classement de documents;
- Assurer la relation avec le cabinet et le secrétariat du président et des autres directions;
- Rédiger, à partir d'indications, des projets de courrier;
- Elaborer ou participer à l'élaboration, mettre en forme et diffuser des documents (rapport, diaporama, note, message, courriel interne...);
- Etablir des contacts avec les partenaires, les interlocuteurs, les prestataires externes.
Fonctionnement
- Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers du directeur général (achats, ordre de mission, frais, conventions, commandes)
- Participer à la préparation du budget annuel de la direction générale et suivre l'exécution budgétaire;
- Concevoir et actualiser des tableaux de bord d'activité, bilans d'activité
- Être force de proposition sur les actions et organisations à mettre en place pour optimiser en continu le fonctionnement de la direction générale;
- Appuyer en cas de besoin le cabinet, ainsi que le secrétariat du président.
Le profil recherché
De formation Bac à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de manager ou de direction.
Une solide expérience en secrétariat, secrétariat de direction, assistanat de manager ou dans un domaine similaire ou connexe.
- Solides compétences en gestion administrative et secrétariat,
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office, word, excel,
- powerpoint, internet),
- Excellent relationnel et aptitude pour le travail en binôme,
- Diplomatie, discrétion et confidentialité et sens de l'écoute face à des interlocuteurs variés,
- Rigueur, sens de l'organisation et des priorités, force de proposition pour faire évoluer les procédures,
- Adaptabilité en lien avec les évolutions de l'institution et les changements d'organisation,
- Faculté de réactivité importante,
- Capacité d'organisation et forte aptitude à la polyvalence.
Bienvenue chez Service Public
Direction générale
La direction générale de la HAS, pilote la stratégie et assure la coordination de l'ensemble des activités de l'institution.
Elle s'appuie sur les directions et les missions pour garantir la cohérence scientifique, institutionnelle, budgétaire et opérationnelle des travaux.
Elle veille au respect des principes d'indépendance, de transparence et de rigueur scientifique.
Elle garantit l'efficacité collective de l'action de la HAS au service de la qualité du système de santé.
Publiée le 21/04/2026 - Réf : 2026-2258724
