Assistant Administratif H/F

Adecco

Rattaché(e) au service Syndic, sous la responsabilité du Responsable de service.

2- Les missions principales

L'Assistant(e) de copropriété seconde le Gestionnaire de copropriété dans la vie administrative, juridique et technique des copropriétés de son portefeuille d'immeubles tout au long du mandat détenu par le Syndic et dans le respect politique de l'entreprise.
Il (elle) réalise les opérations administratives et de gestion courante de l'activité afin de garantir la satisfaction clients copropriétaires ainsi que la conformité légale et réglementaire. Il participe à l'accueil téléphonique et l'accueil physique et téléphonique en agence.

3- Les activités et responsabilités
1-Assistance administrative
Suivi des courriers, mails et appels entrants des copropriétaires et prestataires.
Rédaction et envoi des comptes rendus des réunions de conseils syndicaux
Tenue à jour des données administratives des copropriétés
Gestion de l'archivage physique et numérique des documents des immeubles

2-Suivi technique et prestataires
Suivi des demandes de devis et d'intervention auprès des prestataires et relances
Planification et suivi des interventions (avec ou sans présence sur site).
Mise à jour des contrats d'entretien (ascenseurs, nettoyage, sécurité.).
Déclarations et suivi des sinistres.

3-Suivi comptable
Contrôle et enregistrement des factures avant validation par le gestionnaire.

4. Préparation et suivi des assemblées générales
Préparation logistique des AG (réservation de salle, envoi des convocations.).
Enregistrement et diffusion des procès-verbaux.
Suivi de la mise en oeuvre des décisions votées.

5. Interface avec les copropriétaires
Réponses de premier niveau aux demandes des copropriétaires.
Suivi des réclamations et orientation vers le bon interlocuteur.
Accueil physique ou téléphonique.

Compétences et aptitudes attendues
Maîtrise des outils bureautiques (google Suite)
Connaissance des logiciels immobiliers (lojii)
Notions en gestion des travaux, sinistres
Connaissance de base en droit de la copropriété
Rédaction claire et structurée de courriers et comptes rendus.

Aptitudes professionnelles
Sens du relationnel et du service client
Organisation et rigueur
Aisance téléphonique et capacité d'écoute
Esprit d'équipe et dynamisme
Diplomatie et capacité à gérer les conflits