Assistant Technique H/F HLM

Sous la responsabilité du directeur du patrimoine et du responsabilité pôle travaux Est, vous assurerez les missions suivantes :

> Assure le secrétariat:
- Assure la mise en forme de documents et prépare des documents pour les réunions.
- Tient les agendas des collaborateurs et dans ce cas optimise la gestion du temps.
- Répercute spontanément les informations utiles, collecte et organise des informations, tient les tableaux de bord.
- Organise des réunions (au sein de l'organisme ou à l'extérieur) et en rédige le cas échéant le compte rendu.
- Classe, archive les documents du service
- Rédige des courriers courants.
- Enregistre, trie et diffuse le courrier entrant.
- Assure l'accueil téléphonique et physique des partenaires, locataires et fournisseurs.
- Prend les messages et assure un premier niveau de traitement.
- Prépare des tableaux de bord avec indicateurs.
- Assure l'interface avec les autres services de l'organisme (comptabilité, marché, GL...) au niveau du traitement des situations et factures.

> Assure l'assistance administrative et technique :
- Constitue, vérifie et met à jour les dossiers administratifs et techniques liées aux opérations suivies par sa direction
- Participe, en lien avec les chargés d'opération, les chargés de suivi de chantier et les chargés de mise en exploitation, au suivi de la garantie de parfait achèvement (GPA) et des désordres de parfait achèvement en lien avec la Direction Territoriale.
- Assure l'alimentation et la mise à jour des tableaux de bord qui lui sont confiés par sa direction.
- Gère un premier niveau de réclamations des locataires en lien avec sa Direction et les services concernés.
- Traite des dossiers spécifiques relevant de sa direction : suivi des contrats de maintenance et des factures, interface avec les différents prestataires, planning des astreintes, gestion des déchets, traitement des raccordements à la fibre optique, collecte des données pour le suivi administratif des Certificats d'Economie d'Energie (CEE), suivi des contrats des opérateurs téléphoniques et des conventions d'énergie et de la facturation, demandes de subventions pour l'adaptation des logements et suivi des dossiers.
- Assure l'interface avec les différents services : comptabilité, gestion locative, développement, copropriétés, service foncier pour la mise à jour des conventions APL dans le cadre des réhabilitations.
- Assure l'information de la proximité et des locataires en matière de suivi des contrats de maintenance.
- Assure la préparation des éléments de communication en lien avec les interlocuteurs internes et le service communication.
- Coopère avec les assistant.es de la direction ou d'autres services et/ou travaille en binôme au niveau territorial.
- Assure le suivi des demandes adressées à la direction à partir des instructions qu'elles reçoivent de son responsable dans le respect de ses attributions.