Agent·e de Gestion Administrative au Bureau de l'Accueil H/F

Ehpad du Site Julien Griffon

Missions et activités:
L'agent est polyvalent, il est chargé d'assurer en autonomie l'accueil des usagers et d'assister les membres du bureau de la clientèle dans leurs tâches administratives.
L'agent effectue tous travaux en lien avec l'activité du bureau de la clientèle et la gestion des recettes d'activité : aide à la saisie et au contrôle des mouvements, aide au recouvrement, standard téléphonique, accueil des usagers, etc . .
Activités :
Accueil téléphonique et physique
Accueil et renseignement du public (physique et téléphonique)
Accueil des familles en démarche de pré inscription, présentation du dossier administratif pour l'entrée et réponses aux diverses questions
Réorientation des appels téléphoniques
Agent de gestion administrative
Bureau de l'accueil et de la clientèle
Information et conseil aux tiers
Information et conseil aux tiers et et aux aux familles
Réponses aux sollicitations des résidents et patients
Traitement des demandes de services des usagers : : location téléphone, location téléphone, ouverture ouverture de ligne, de ligne, mise à disposition d'un téléviseur, connectique, repas invité, élaboration des trames de menus, etc ...
Gestions des bracelets anti--fugues: identification-désaffectation-suivi des piles
Mise à jour de la liste des présents et et diffusion aux service
Réception et traitement du courrier : enregistrement, tri
Assistance à la gestion administrative
Création, mise à jour et consultation des dossiers électroniques (DPI)
Gestion des dossiers administratifs : création, mise à jour
Aide à la gestion des mouvements (admissions, sorties, mutations)
Contrôle de cohérence des données en lien avec ses collègues
Classement et archivage
Impression et mise en forme des livrets d'accueil
Emission des duplicatas de factures non payées pour transmission à la trésorerie
Assistance administrative dans la gestion des actions de recouvrement
Transmettre à la trésorerie les informations d'entrées et de sorties, décès
Assistance administrative de la responsable du bureau
Mise à jour hebdomadaire du menu et affichage
Connaissances requises
- Diplôme en rapport avec le poste idéalement dans le domaine administratif et/ou grade d'adjoint et/ou grade d'adjoint
- Connaissances de l'environnement public
Savoir--faire
- Maîtrise des logiciels bureautiques : : Word - Excel- PowerPoint
- Savoir communique, rédiger, prioriser, rédiger, prioriser
Savoir-être
- Qualités relationnelles
- Respecter la confidentialité des données
- Se rendre disponible à l'égard du public
- Rigueur, adaptation, autonomie
- Capacité à transmettre des informations
Conditions particulières d'exercice:
L'agent peut être confronté à des situations sensibles (
agressivité, décès) et à des
personnes en difficultés.
Sollicitations fréquentes.
Poste non éligible au télétravail
Conditions particulières d'emploi
: Relation avec le public
Poste
Le poste est affecté au
Bureau de l'accueil et de la clientèle du CH du Clunisois. Dans le cadre de la
polyvalence requise au sein d'une petite équipe, toutes les tâches liées à l'activité du bureau relèvent du
poste. Le champs d'activité s'exerce sur l'ensemble des secteurs d'activité de l'établissement : médicosocial et hospitalier pour les 2 sites Corsin et Griffon.
Le lieu d'affectation se situe sur le site GRIFFON à Cluny
cdd de 4 mois renouvelables- poste pérenne
Poste sur grade d'adjoint administratif à 50 %
Horaires et organisation à définir selon le profil du candidat retenu. Idéalement tous les après-midi mais à adapter selon contraintes du candidat
prise de fonction souhaitée : mi-mai 2026