Assistant H/F

Agence de la Biomédecine (ABM)

Missions principales

• Secrétariat de la DPEGh et de la MI
• Missions spécifiques de suivi de groupes de travail et de missions d'inspection

Missions de secrétariat pour la direction PEGh (domaine génétique) et la Mission d'inspection :

• Accueil téléphonique
• Gestion des agendas
• Correction et mise en forme de documents, courriers, notes, rapports...
  Suivi, enregistrement des dossiers, documents soumis à avis ou à signature
• Mailing, classement et archivage
• Organisation de réunions de la direction et d'experts en interne ou en externe, ou de formations organisées par la direction
• Gestion des déplacements, missions et congrès, en France et à l'étranger ; suivi des frais de missions en lien avec le pôle Service, missions et environnement de travail
• Gestion des demandes de travaux (diaporama, poster...), de fournitures et des commandes
• Mise à jour des tableaux de service

Missions spécifiques liées à la direction PEGh avec une intervention privilégiée sur le domaine de la génétique :

• Gestion des groupes de travail (GT) (création avec appels à candidature, renouvellement du groupe, convocation, déplacement des experts si réunion en présentiel, gestion des ordres du jour, comptes rendus, documents, etc., gestion des déclarations d'intérêt des experts en lien avec la cellule de déontologie)
• Contribution au suivi des plan (lien avec les sociétés savantes, des ARS et des associations de patients)
• Contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l'action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS) et notamment des référents génétiques
  Suivi des autorisations
• Suivi de la législation et de la réglementation en matière de génétique (activité de veille)
• Information des professionnels relatives aux différentes procédures

Missions spécifiques liées à la mission d'inspection :

• Aide à la préparation logistique des inspections (préparation et envoi de courriers officiels)
• Aide à l'organisation des inspections : documents, dossiers préremplis, indicateurs de suivi d'activité
• Aide à l'actualisation documentaire et mis à jour institutionnelle
• Aide à la gestion des interfaces avec les ARS, (AMP, génétique), aide à l'animation du réseau des inspecteurs
• Actualisation des grilles d'inspection, aide à la synthèse des inspections, à la planification pluriannuelle des inspections

Spécificités et contraintes du poste

• Poste partagé entre deux entités (DPEGh et MI)
• Organisation du travail en binôme avec l'assistante chargée du domaine de l'AMP, organisation de la polyvalence sur les deux domaines (AMP et génétique) lors des congés et absences
• Coordination fonctionnelle avec les autres assistantes de la DGMS
• Interface entre la DPEGh et la MI et les autres directions ou pôles transverses de l'Agence dans l'organisation du travail