Assistante - Assistant de Direction H/F

Service Public

Objectifs du poste
En charge du Secrétariat de Direction, l'assistante de Direction assiste la directrice Générale, le Directeur Général Adjoint et le Directeur de cabinet, dans le fonctionnement de la Direction Générale. Il/elle bénéficie de la collaboration de deux secrétaires de direction, une sur chaque site de l'établissement.
Description des missions à exercer ou des taches à exécuter
o Veille pour alerter la Directrice Générale sur les priorités repérées
o Interface entre Directrice Générale, Directeur Général adjoint, Directeur de cabinet et les interlocuteurs (externes et internes) intégrant des réponses de 1er niveau.
o Sous la coordination du Directeur de cabinet et selon la répartition définie avec les 2 autres assistance, gestion ou appui au secrétariat des différentes instances: Conseil d'administration (CA), Comité Social d'Administration (CSA) Conseil des Enseignants (CE), Conseil Scientifique (CS), Conseil de l'Enseignement et de la Vie Etudiante (CEVE), Formation Spécialisée en Santé et Sécurité au travail (F3SCT), Conseils de Perfectionnement (CP), Comité de pilotage (Copil), Comité de direction (Codir)
· Planification des travaux préparatoires, organisation,
· secrétariat de séance, élaboration des relevés de décision,
· suivi de décisions, communication interne (mise en ligne...)
o Administration générale:
· Gestion d'agendas dont CODIR/COPIL, organisation de réunions, synthèse du planning de toutes les instances
· Organisation de déplacements
· Gestion du courrier départ et arrivée
· Rédaction de courriers et de documents administratifs
· Exploitation et analyse de documents administratifs
· Classement et archivage des dossiers de la direction
· Accueil des visiteurs
· Accueil et filtrage téléphonique

Champ relationnel du poste
Très large:
En interne: Membres du CODIR et du COPIL, personnel et étudiants Oniris
En externe: secrétariat DGER, IGAPS et autres organismes publics partenaires (INRAE, autres établissements du supérieur agricole, Nantes université, Conseil régional, INSERM, membres CRGE, membres de l'alliance agreenium, ...)