Assistant Administratif H/F

Mairie de Beausoleil

Vous travaillerez sous l'autorité de la Cheffe de Cabinet en binôme direct avec l'assistante administrative senior
Vous assurer la gestion des activités administratives du cabinet.

Missions principales:

1 Appui administratif du cabinet
- Participation au traitement du courrier (enregistrement, rédaction, mise en forme, envoi, archivage) - en binôme avec la chargée de gestion administrative
- Rédaction des réponses apportées et des courriers récurrents (décès, naissances, cartes de félicitations, etc.)
- Gestion et mise à jour des listings protocole
- Envoi et suivi des invitations protocolaires
- Mise à jour des tableaux de suivi
- Application des priorités définies par la chargée de gestion administrative
- Continuité de service en cas d'absence

2. Secrétariat des élus
- Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil :tenir à jour le planning des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation
- Réunions de majorité et conseils Municipaux : établir la feuille de présence, appeler, envoyer des mails aux élus, etc.
- Réception et réponses aux envois de la Communauté d'agglomération de la Riviera Française pour les élus

3. Accueil et interface
- Accueil physique et téléphonique du cabinet
- Accueil des rendez-vous du Maire
- Orientation des demandes

Compétences attendues:

Connaissances
- Fonctionnement d'une collectivité
- Outils bureautiques et agendas partagés

Compétences
- Organisation et rigueur
- Gestion des priorités
- Qualités relationnelles
- Réactivité

Comportement
- Discrétion
- Disponibilité
- Sens du service
- Capacité à travailler en équipe

Contraintes spécifiques
- Pics d'activité liés à l'agenda du Maire
- Polyvalence

Horaires :
- 8h30-12h30 / 13h30-17h et 16h00 le vendredi

Avantages
- 9 jours de RTT
- Tickets restaurant