Assistant·e de Projets Polyvalent H/F

Expertise France

Le pôle « Prévention, Réducation et Adaptation aux Risques » (PRAR) d'Expertise France vise à prévenir et gérer les risques affectant la sécurité des populations en renforçant leur résilience, notamment à travers son unité NRBC spécialisée dans la gestion des menaces nucléaires, radiologiques, biologiques et chimiques via des projets financés par l'Union européenne.

Au sein de l'unité NRBC, sous la supervision hiérarchique du-e- responsable de pôle ou de son adjointe, définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l'assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, sur la logistique, la gestion budgétaire ainsi que la communication sur un portefeuille défini de projets.

* Gestion logistique :
Assure ou appuie l'organisation logistique d'événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études .) ;
Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,...;
Veille à l'application des instructions du Plan de Sécurité ;
Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation.;
Applique les procédures d'achat interne et externe.

* Gestion administrative
Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en oeuvre opérationnelle des projets ;
Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques ;
Préremplit les contrats d'expertise et les contrats de prestation de services ;
Publie les offres d'emploi et d'appels à experts, appuie aux aspects administratifs des recrutements lorsque nécessaire ;
Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité interne ;
Appuie à la préparation des appels d'offre et des marchés publics/subventions, lorsque nécessaire, depuis le siège ou en appui des équipes terrain.

*Gestion budgétaire, financière et comptable
Mène ou appuie à la vérification de la conformité des pièces justificatives de dépenses siège, des justificatifs terrain et/ou partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes ;
Contribue, lorsque nécessaire, à l'élaboration des rapports financiers auprès des bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture.) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ chargés de projets administratif ;
Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ chargé.es de projets administratif et financier, le/s responsable.s administratif et financier des projets ;
Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain ;
Tient à jour les tableaux de bord existants ;
Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

*Communication
Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, .).
Appui transversal
Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc.) et du département.

*Qualification et compétences :
Diplôme pertinent en assistant financier, assistant comptable, assistant administratif ou équivalent ou Diplôme pertinent en management, événementiel, tourisme ou équivalent
Maîtrise du pack office (Word, Excel);Maîtrise du français et de l'anglais ;
Bonnes capacités rédactionnelles.

*Expérience :
Une expérience dans le domaine de la gestion logistique ou d'événements serait un atout ;
Une expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout ;
Une expérience avec des responsables politiques de haut niveau, des ambassades et des organisations internationales serait un atout.