Assistant Administratif du Comité Social et Economique Cse Apec - Paris H/F

Comite Social et Economique - Apec

Finalités :

- Gestion administrative du CSE, les relations avec les salariés bénéficiaires et les prestataires extérieurs

Vos missions sont les suivantes :

- Support administratif au fonctionnement du CSE :

- Vous préparez les réunions plénières et de commission (convocations, ordres du jour en lien avec le Secrétaire, mise à disposition et partage des documents aux membres du CSE)
- Vous assurez la correction ou la mise en forme des procès-verbaux de réunions, sous la responsabilité du Secrétaire avant leur mise à l'approbation des membres du CSE
- Vous gérez la correspondance courante du CSE (courriers, emails, archivage)
- Vous tenez à jour le registre des délibérations et les archives documentaires du CSE
- Vous assurez des formalités administratives et légales (dépôts légaux, affichages obligatoires, etc.)

- Gestion administrative des Activités Sociales et Culturelles (CASC)

- Vous instruisez les demandes, le traitement et le suivi des commandes des salariés à partir du site du CSE : billetterie, chèques-vacances, chèques culture, sorties...
- Vous organisez la distribution des aides (chèques rentrées, pots de miel, etc.)
- Vous assurez le suivi des prestataires et des conventions liées aux ASC
- Vous mettez à jour les outils de communication interne du CSE (intranet, affichage, newsletters)
- Vous organisez logistiquement les événements collectifs pilotés par la CASC
- Vous veillez au respect des règles URSSAF d'exonération applicables aux activités du CSE

- Gestion comptable et budgétaire (en appui au Trésorier)

- Vous saisissez et suivez les dépenses des deux budgets CSE (fonctionnement et ASC)
- Vous préparez les pièces comptables, les saisies, rapprochements bancaires et tableaux de suivi budgétaire
- Vous assurez la gestion et la traçabilité des règlements (chèques, virements, bons d'achat)

- Accueil et relation avec les salarié·e·s :

- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique au local du CSE
- Vous conseillez sur les prestations et démarches d'accès aux services du CSE
- Vous traitez les demandes avec discrétion, en respectant la confidentialité des situations individuelles

- Accompagnement d'un alternant :

- Vous êtes tuteur/tutrice d'un alternant en gestion de PME, déjà intégré à l'équipe, qui vous appuiera sur les activités courantes

- Formation : Bac +2 minimum (BTS Assistant de Manager, BTS Gestion PME, DUT GEA) ou expérience équivalente. Une formation ou expérience en gestion associative ou dans le secteur de la représentation du personnel sera valorisée.
- Une expérience préalable dans un poste d'assistanat administratif est souhaitée. Une connaissance du contexte APEC et/ou du fonctionnement des CSE constitue un atout significatif. Une longue expérience professionnelle sera accueillie également avec intérêt
- Vous maîtrisez les outils bureautiques ; suite Office, ainsi que Teams et SharePOint
- Vous êtes à l'aise dans la rédaction de comptes-rendus et courriers
- Votre connaissance du fonctionnement des instances représentatives du personnel (CSE), et des règles URSSAF relatives aux ASC est un réel plus
- Vous faites preuve de rigueur et d'organisation - Vous êtes « à l'écoute » et « au service » de vos interlocuteurs variés (élus, représentants de proximité, salariés, prestataires). Vous êtes engagé.e et adhérez aux valeurs du dialogue social.
- Télétravail flexible : Possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours par semaine selon les missions du poste avec l'accord du manager et dans le respect de l'accord télétravail de l'entreprise.
Une aide aux frais d'installation en télétravail est prévue selon les modalités internes en vigueur.

À l'Apec, nous accompagnons chaque année des milliers de cadres, de jeunes diplômé·e·s et d'entreprises dans leurs projets professionnels et leurs recrutements.

Présente partout en France avec 1 300 collaborateurs, nous agissons au plus près des territoires pour connecter les talents et les opportunités.

Association paritaire investie d'un mandat de service public, l'Apec agit au service de l'emploi cadre et du développement des entreprises.

Nos missions s'articulent autour de trois priorités :

- Accompagner l'évolution professionnelle des cadres et des jeunes diplômé·e·s.

- Soutenir les entreprises dans leurs recrutements, notamment les TPE-PME.

- Éclairer les acteurs de l'emploi cadre grâce à des études et analyses sur les évolutions du marché du travail.