Détail du poste
Intitulé du poste : Assistant(e) au Cabinet du Maire
Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs
Mission :
Assurer le secrétariat et la gestion administrative du Cabinet du Maire, incluant le suivi
comptable de l'intendance et du Cabinet, la gestion des courriers (lettres, cartons, accusés de
réception...), la coordination des activités du Cabinet et la participation à organisation des
événements (inaugurations, cérémonies...)
Service : Cabinet du Maire
Temps de travail : Temps complet (possibilité de temps partiel selon accord)
1. Secrétariat du Cabinet du Maire :
- Accueil téléphonique et physique (usagers, élus,
partenaires). - Gestion des agendas (prise de rendez-vous, organisation des déplacements)
- Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers,
notes, présentations, cartes, naissances, faire parts
- Classement et archivage des documents (courriers,
mails, dossiers)
- Événements : Organisation matérielle des grands
événements (Jumping, voeux du Maire, cérémonies,
réunions publiques) : Envoi des invitations (courriers, mails, phoning) ; Suivi des confirmations, gestion des listes d'émargement
2. Gestion administrative et protocolaire :
- Préparation des dossiers (supports, discours,
logistique). - Coordination avec les services techniques et
communication. - Courriers protocolaires : Rédaction et envoi des lettres de remerciements, félicitations, condoléances,
accusés de réception, cartons de naissance/décès
3. Suivi comptable et financier de l'intendance et du Cabinet :
- Gestion administrative et financière du Cabinet
- Suivi des dépenses liées aux événements et déplacements (ordres de mission, frais)
- Mise à jour des bases de données (fournisseurs,
prestataires)
4. Veille et coordination transversale :
- Veille documentaire (presse, actualités institutionnelles)
- Appui aux autres assistantes en cas de besoin
(remplacement, surcharge)
Activités secondaires/saisonnières :
- Remplacement ponctuel de la secrétaire du Maire ou d'autres assistants administratifs
- Participation à des événements en soirée/week-end (ex. : cérémonies, voeux)
Le profil recherché
Savoirs :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des procédures administratives et financières des collectivités territoriales
- Connaissance des outils collaboratifs (intranet, bases de données)
Savoir-faire :
- Rédaction : Excellentes qualités rédactionnelles (courriers protocolaires, comptes rendus, notes)
- Organisation : Gestion des agendas, priorisation des tâches, respect des délais
- Protocole : Connaissance des règles de communication institutionnelle (formules de politesse, hiérarchie des destinataires)
- Comptabilité : Suivi budgétaire basique (engagements, factures)
Savoir-être :
- Discrétion et sens des responsabilités (manipulation d'informations sensibles)
- Adaptabilité et réactivité (environnement dynamique, imprévus)
- Relationnel : Aisance à l'oral et à l'écrit, diplomatie
- Rigueur : Méthode, précision, respect des procédures
- Autonomie et force de proposition
CONTRAINTES ET ENVIRONNEMENT SPÉCIFIQUE :
- Horaires : Adaptés aux besoins du Cabinet en dehors des horaires habituels
- Astreintes : Possibilité d'astreintes pour les événements protocolaires
- Risques : Charge de travail variable (pics lors des événements majeurs), exigence de réactivité et de discrétion
La carte
3 Avenue des Noëlles
44500 La Baule-Escoublac
Publiée le 16/04/2026 - Réf : O044260410001264
