Assistant Charges Locatives H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Responsable service quittancement et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions sont :

1) Collecte et contrôle des factures
Récupérer les factures liées aux charges : eau, chauffage, électricité des communs, ascenseurs, nettoyage, espaces verts, contrats de maintenance, etc.
Vérifier la conformité : montants, périodes, prestations réellement effectuées.
Classer et archiver les pièces justificatives.

2) Préparation des régularisations annuelles
Rassembler toutes les dépenses par résidence / immeuble.
Ventiler les charges selon les règles légales (charges récupérables / non récupérables).
Préparer les tableaux de calcul pour la régularisation annuelle.
Participer à l'édition des avis de régularisation envoyés aux locataires.

3) Mise à jour des budgets et provisions
Mettre à jour les provisions pour charges.
Suivre les écarts entre prévisionnel et réel.
Aider à ajuster les provisions pour l'année suivante.

4) Relation avec les locataires
Répondre aux questions sur les charges (par téléphone, mail, accueil).
Expliquer les régularisations, les hausses, les écarts.
Aider à résoudre les litiges simples.

5) Relation avec les prestataires
Suivre les contrats (nettoyage, ascenseurs, chauffage...).
Vérifier que les prestations sont bien réalisées.
Relancer les fournisseurs pour obtenir les factures manquantes.

6) Support administratif du service
Mise à jour des bases de données.
Classement, archivage, numérisation.
Participation aux audits internes