Assistant du Président et du Directeur de Cabinet H/F

Ca Lannion-Tregor Communaute

Lannion-Trégor Communauté recrute un(e) assistant(e) du Président et du Directeur de Cabinet (H/F). Il/elle accompagnera le Président et le Directeur de Cabinet, en assurant un appui stratégique et opérationnel ; organisera, sécurisera et fluidifiera l'activité quotidienne du Cabinet au service du Président : gestion des agendas, préparation des dossiers, coordination des interlocuteurs, appui opérationnel dans l'organisation des événements institutionnels, fiabilité des circuits d'information, dans un environnement institutionnel très exigeant.

Prérequis :
Maîtrise des logiciels informatiques de base
Techniques de secrétariat
Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement administratif et politique des collectivités
Excellentes qualités rédactionnelles
Réactivité, diplomatie, confidentialité, anticipation, disponibilité

Contraintes liées au poste :
Respect strict de la confidentialité
Disponibilité adaptée aux contraintes de l'agenda présidentiel
Adaptabilité aux variations de charge de travail

Descriptif du profil :
Organisation des agendas et coordination stratégique :
Gérer et planifier les agendas du Président et du Directeur de Cabinet, en assurant une priorisation rigoureuse des sollicitations.
Organiser et anticiper les réunions, déplacements, représentations et séquences institutionnelles ou politiques.
Structuration et fiabilisation des processus protocolaires dans le cadre des événements (élaboration et mise à jour des listings invités, gestion des envois, suivi des confirmations et relances).
Assurer le suivi précis des représentations du Président par les Vice-Présidents.
Gérer les imprévus et ajuster en temps réel les agendas.

Gestion des dossiers et sécurisation de l'information :
Préparer les dossiers en amont des réunions (notes de contexte, synthèses, éléments clés, revue de presse).
Assurer le suivi des dossiers signalés ou sensibles.
Instruction des courriers spécifiquement adressés au Président, avec suivi et préparation éventuelle des réponses en coordination avec les services.
Garantir la confidentialité totale des informations traitées et de l'agenda du Président

Interface institutionnelle et relationnelle :
Assurer une interface fluide entre les élus, les services, les partenaires institutionnels et les administrés.
Gérer les demandes d'audience, en assurer l'instruction préalable.
Entretenir des relations professionnelles stables avec les cabinets, institutions et partenaires du territoire.
Faire preuve de diplomatie, discernement et neutralité dans les échanges.

Suivi administratif et organisationnel du Cabinet :
Structurer et archiver les dossiers stratégiques selon une méthode fiable, pérenne, et opérationnelle (dématérialisée et papier)
Coordonner avec le directeur de Cabinet la préparation des événements institutionnels et réceptions protocolaires : voeux, inaugurations, animation territoriale, réunion du CODEV.. (Présence parfois requise en soirée).
Assurer le suivi des dépenses du Cabinet (régie, bons de commande, validation CIRIL).
Suivre les courriers sur les logiciels internes

Contribution transversale :
Tenir une veille institutionnelle et politique en appui du Directeur de Cabinet
Alerter le Directeur de Cabinet en cas de difficulté ou de situation sensible.
Proposer des améliorations organisationnelles.
Assurer une continuité de service en cas d'absence d'un membre du Cabinet.

Modalité(s) de candidature :
Candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative et dernier diplôme obtenu) à l'attention de M. le Président, LTC, CS10761 22307 LANNION CEDEX.

CV Employeur: https://www.lannion-tregor.com/wp-content/uploads/2025/05/CV-Employeur.pdf