Gestionnaire Administrative du Pôle Adhérent H/F

Cap Var

Vos missios sous la Responsabilité du Directeur des opérations :
- Gestion administrative et comptable du CRM MAMAPUMA
- Gestion de la commission Emploi Formation animation et suivi avec notamment : la semaine Ecole Entreprise avec le MEDEF National et MEDEF Sud, l'inspection Académique et le Rectorat
- Gestion AGEFICE
- Gestion Les entreprises s'engagent

- Gestion - administration MAMAPUMA
- Chaque fin d'année : préparer toutes les données annuelles, vérifier tous les adhérents pour la création des barèmes et des cotisations de l'année suivante
- Suivi des cotisations mensuelles (appels à cotisation), relance règlements par mail + courrier de nos adhérents et syndicats,
- Rapprochement bancaire
- Saisie des nouveaux adhérents dans la base,
- Suivi budgétaire
- Suivi et gestion des conventions triennales, annuelles, rédaction.
- Suivi des feuilles de routes
- Qualification et mise à jour de base de données sur MAMAPUMA (gestion)
- Mise à jour contact Brevo
- Suivi des demandes diverses des adhérents
- Mise à jour contacts des personnes morales
- Création des évènements sur WordPress (aidé par la com)

Evènements :
- Création évent sur mama-puma,
- Invitation / Relance / remerciement
- Construction planning et mise en place des ateliers en collaboration avec le pôle évènementiel

Projets :
Commission Emploi Formation :
- Relation avec le pilote, le comité de pilotage et les différents groupes de travail (plus de 70 personnes au sein de la commission au minimum)
- Suivi des différents groupes sur l'organisation des différents événements organisés
- Réalisation des communications aux membres de la CEF
- Organisation des évènements et notamment de la plénière, des comités de pilotage, gestion des salles pour les groupes et sous-groupes, 1h-1DRH, l'interim fait son cinema, les journées de l'emploi, semaine école/entreprise (mise en relation entre établissements scolaires et les entreprises adhérentes, gestion du budget, des partenaires), diner boss prof.
- Centralisation des infos
- Soutien logistique pour tous les événements de l'année (environ 20 à 30 événements sur l'année)
- Invitation/relance/remerciements
- Newsletter

Agefice :
Association de Gestion du Financement de la Formation des Chefs d'Entreprise) est le Fonds d'Assurance Formation (FAF) dédié aux dirigeants non-salariés des secteurs du Commerce, de l'Industrie et des Services.
- Accueil et Information : Premier niveau de conseil sur les critères, barèmes et nouveaux dispositifs annuels.
- Accompagnement administratif : Aide au montage des dossiers jusqu'à l'accord de prise en charge.
- Gestion des flux : Interface avec le siège national pour le suivi des remboursements.
- Prospection : Développement de partenariats avec les organismes de formation (OF) pour capter des dossiers complets.

Les entreprises s'engagent :
- Création d'évènement
- Développement du club
- Communication des actions du club
- Rapport d'activité au national
- Gestion des demandes du national et du territoire
Les responsabilités et qualifications peuvent être adaptées en fonction des besoins spécifiques de l'UPE6 et des associations et projets satellites.

Relations internes :
Travail en transversalité avec l'ensemble des membres de l'association permanents et élus.

Relations externes :
Le gestionnaire est en relation directe avec les adhérents, les prospects, les partenaires, les fournisseurs.

Lieu de travail :
Cycle de 39h sur 5 jours
Travail en bureau
Activité principale sur écran informatique
Déplacements ponctuels
Dépassements d'horaires occasionnels
273 avenue de Guynemer - 06700 Saint Laurent du Var

Profil du poste :
Devoir de discrétion.
Sens de l'écoute
Rigueur
Autonomie
Polyvalence
Aisance relationnelle.
Sens de l'organisation.
Capacité d'adaptation.
Maîtrise des logiciels bureautiques et CRM.
S'attacher à rendre compte, rédiger des rapports et comptes rendus.
Respect des délais d'exécution