Assistant·e Administratif·ve - Suivi des Formations H/F

Service Public

L'agent.e aura la charge d'assurer la gestion administrative de formations professionnelles dans les domaines de la jeunesse et des sports.

Activités :

Gestion des inscriptions :
- Suivi des pré-inscriptions via le logiciel YPAREO ;
- Rédaction de devis de formation ;
- Vérification de la complétude des dossiers ;
- Relations avec les candidats ;
- Prise en charge et suivi des dossiers de demandes de financement ;
- Validation et suivi des inscriptions ;
- Rédaction des contrats et des conventions de formation.

Suivi administratif du déroulé des formations :
- Rédaction des documents officiels de démarrage de sessions de formation en lien avec la DRAJES et le CFA ;
- Planification, suivi et contrôle des présences (émargements) via les outils dédiés (YPAREO et SOWESIGN)
- Suivi des dossiers de financement en lien avec les financeurs (déclarations mensuelles, etc.) ;
- Rédaction des avenants aux contrats et aux conventions de formation le cas échéant et des conventions de mise en situation
professionnelle ;
- Vérification de la qualité des pièces nécessaires à la facturation en lien avec le pôle budgétaire de la Maison Transversale ;
- Mise à jour des tableaux de bord interne du service ;
- Rédaction et envoi de convocations, attestations et courriers divers ;
- Rédaction de procédures et participation à la démarche qualité et d'amélioration continue du service.

Information et communication sur les formations :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (permanence téléphonique) ;
- Réponse aux mails des usagers ;
- Participation aux salons d'information et d'orientation ;
- Participation aux journées portes ouvertes ;
- Participation à la réflexion d'amélioration continue information/communication.

Suivi des enquêtes de satisfaction et d'insertion professionnelle

L'ensemble de l'équipe administrative s'organise pour assurer la continuité du service lors des périodes de congés.