Secretaire Medical Clinique du Sommeil - Pôle Neurosciences Cliniques H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux

Le secrétariat du Service Universitaire de Médecine du Sommeil (SUMS) est composé de trois secrétaires.
Les horaires d'ouverture sont de 8h30 à 17h30 du lundi au jeudi et de 8h30 à 16h00 le vendredi.

Organisation du secrétariat

Le fonctionnement repose sur un roulement entre trois postes de travail :

1. Accueil des patients et numérisation des dossiers d'hospitalisation.

1. Programmation des rendez-vous, gestion des mails et appels, report de rendez-vous, archivage.

1. Back-office : mise en forme des comptes rendus et planification des rendez-vous.

Missions générales

• Accueillir et renseigner les patients, leurs familles et les usagers.

• Planifier les activités (parcours patient, agendas de consultation, admissions, convocations, etc.).

• Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers patients.

• Assurer la coordination médico-administrative et la bonne circulation de l'information.

Principales activités

• Gestion des rendez-vous médicaux et des hospitalisations.

• Traitement des mails et gestion des appels téléphoniques.

• Préparation des consultations.

• Gestion des agendas des différents praticiens.

• Saisie des courriers liés aux consultations, hospitalisations et hospitalisations de jour.

• Accueil et orientation des patients.

• Programmation des suivis post-consultations.

• Gestion des demandes de premières consultations pour insomnie.

• Numérisation, archivage et traitement du courrier.

Missions spécifiques

• Référent de 6 médecins et 1 neuropsychologue

• Référent pour l'UHSI, l'HDJ Adulte (ORL, TME, FER, Neuropsy) et la TCC.

• Gestion des rendez-vous des patients du Pr PHILIP (ordonnances, examens, relevés d'observance, renouvellements PPC, etc.).

• Suivi du tableau des dossiers sans actes.

• Saisie et suivi des demandes d'admission pour les téléconsultations de la semaine.