Assistant Administratif H/F

Service Public

Mission du poste:
La Direction Générale est composée de la Directrice Générale, de deux Directrices Générales Adjointes et d'une Déléguée aux politiques publiques et relations institutionnelles. La Direction Générale est au coeur du pilotage stratégique de l'établissement et en interaction constante avec l'ensemble des directions métiers, supports et délégations ainsi qu'avec de nombreux partenaires externes institutionnels.

Aussi, dans un contexte d'activité soutenue, le secrétariat de direction nécessite un renfort.

L'assistant(e) administratif(ve) prépare, met en oeuvre et suit les opérations et/ou les prestations dont il/elle a la responsabilité et veille au respect du cadre réglementaire et des procédures et usages de l'Agence.Le/la titulaire du poste assure ainsi un appui administratif et organisationnel renforcé à l'assistante de direction, contribuant à la fluidité du fonctionnement de la Direction Générale dans son ensemble. Il/elle appuie également ponctuellement la chargée des instances dans la préparation et l'organisation des comités de bassin et des conseils d'administration.

A ce titre, il/elle exerce auprès de l'équipe de la Direction Générale

Appui au secrétariat de la Direction Générale
Gestion des agendas de l'ensemble de l'équipe de direction (Directrice Générale, DGAs, Déléguée) : planification, priorisation, arbitrage de rendez-vous
Organisation logistique des réunions, déplacements et événements (réservations, convocations, préparation matérielle)
Préparation et mise en forme de dossiers, notes, supports (Word, PowerPoint, tableaux de suivi...)
Gestion des courriers entrants et sortants : enregistrement, diffusion, suivi
Gestion des mails, accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs
Classement, archivage et gestion documentaire
Participation à la continuité de service du secrétariat de Direction

Ces missions s'inscrivent dans une logique de soutien organisationnel et de gestion de l'information, essentielle au bon fonctionnement de la direction générale.

Interface avec les interlocuteurs internes et externes en appui à l'assistante de la Direction Générale
Relations régulières avec l'ensemble des directions de l'agence (siège et délégations)
Contacts avec des interlocuteurs institutionnels (services de l'État, élus, partenaires...)
Contribution à la qualité de l'accueil et de l'image de la Direction Générale

Appui à l'organisation des Instances auprès de la chargée des Instances
Participation à la constitution des dossiers des instances (Conseil d'administration, Comité de bassin, commissions)
Contribution à l'organisation logistique des séances la veille et le jour J et en tant que de besoin (préparation des dossiers, salles, accueil, émargement ...): déplacements et horaires décalés ponctuellement