Détail du poste
L'université de Tours recrute au sein de l'Ecole Polytechnique, un ou une Gestionnaire de scolarité administrative et pédagogique.
Mission :
Gestion administrative et pédagogique des étudiants en veillant à l'application du règlement des études, des textes en vigueur et au respect des procédures dans APOGEE ainsi qu'au respect des différentes étapes des calendriers pour la spécialité Ingénieurs.
Activités :
Coordination et pilotage de la chaine d'inscriptions de l'EPU :
- Création des plannings des collaboratrices
- Recrutement du vacataire
- Organisation de la chaine d'inscriptions
Coordination administrative des Masters :
- Coordination de l'équipe des Masters (2 personnes)
- Veille à l'application des textes réglementaires
- Gestion des candidatures sur les plateformes Mon Master, E-Candidat et Études en France
- mise à jour et suivi des 3 plateformes (Études en France, E-Candidat et Mon Master)
Co-pilotage du pôle scolarité administrative et pédagogique :
- Coordination des temps de travail commun (modélisation, tests...)
- Participation à la veille réglementaire
- Participation aux réunions du SEF
- Co-animation des réunions du service
- Participation à la démarche qualité du service
- Formation, mise à niveau des collègues
Secrétariat et scolarité administrative :
- Inscriptions administratives des étudiants sous Apogée
- Préparation et organisation des rentrées universitaires
- Gestion administrative des recrutements des étudiants pour les 3 Masters
- Accueil physique et/ou téléphonique de publics variés
- Participation aux réunions
Suivi du dossier vie de l'étudiant :
- Suivi des absences des étudiants aux cours et examens, 1/3 temps, préconisations SSE
Missions et activités de scolarité pédagogique :
- Inscriptions pédagogiques et suivi des étudiants
- Modélisation des maquettes sous Apogée
- Éditions des listes d'émargement et procès-verbaux pour les examens, préparation des copies
- Collecte des sujets d'examen et reproduction pour les intervenants extérieurs.
- Saisie des notes sous APOGEE
- Édition des relevés de notes et PV jury
- Présence aux jurys école
- Diffusion des résultats
- Gestion logistique des situations de handicap
- Gestion des quitus de diplomation
Accueil et information des étudiants sur leur environnement pédagogique :
- Réception de publics variés : accueil téléphonique,
courriel, informations diverses...
- Accompagnement administratif des étudiants
- Participation JPO/Forums
Coordination administrative de 3 Masters.
Assurer la gestion des plateformes MonMaster, Etudes en France et E-candidat.
Encadrement fonctionnel de 4 personnes.
Le profil recherché
Connaissances
- Connaître les règles fondamentales du LMD, du cycle ingénieur et son application au sein de la composante.
- Connaître la réglementation générale des études et examens.
- Connaître parfaitement l'offre de formation et les modalités d'admission.
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'établissement dans sa globalité et plus particulièrement de la structure avec ses spécificités propres (admissions, MCC, etc...).
- Connaitre le règlement des études et les spécificités du Réseau Polytech
- Maitriser les maquettes d'enseignements
- Maitriser l'anglais pour la gestion des Masters
Compétences opérationnelles
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique)
- Maîtrise des outils d'application APOGEE- CELENE- Études en France -E-CANDIDAT - Mon Master - ADE
- Situer les activités du service en veillant au respect des objectifs de la composante dans et hors établissements (au sein du Réseau Polytech)
- Interface entre le Directeur des études et les étudiants
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et rigueur
- Savoir rendre compte de son activité auprès des interlocuteurs responsables
- Respect de la confidentialité, discrétion
- Disponibilité et réactivité pendant les périodes de fortes activités
- Sens des relations publiques, aptitude au dialogue et qualité d'écoute
- Sens de travail en équipe, polyvalence et capacité d'adaptation
- Esprit d'initiative et autonomie, conscience professionnelle
Publiée le 13/04/2026 - Réf : 2026-2250583
