HR Operations & Office Manager - Epsor H/F Epsor

• une expérience épargnant fluide et pédagogique

• des placements performants et engagés

• un accompagnement complet pour dynamiser et animer le dispositif

Ainsi, nos clients de grandes entreprises nous choisissent pour cette démarche qui leur permet de valoriser l'épargne salariale et retraite comme un atout majeur de leur politique salariale. Notre approche innovante nous permet également de faire partie du top 10 des acteurs de l'épargne salariale et retraite.

Epsor en chiffres, c'est...

• 🏢 2 500 clients

• 👥 250 000 utilisateurs

• 💰 3 milliards d'euros d'encours

Contexte et rôle

Chez Epsor, nous considérons que la qualité de l'expérience collaborateur est un levier direct de performance.

Dans ce contexte, tu rejoins une équipe People de 3 personnes : une DRH, une HR Manager et toi, sur un périmètre d'environ 100 collaborateurs.

Le rôle est central : tu es au coeur du fonctionnement de l'entreprise avec un impact direct sur le quotidien des équipes.

Tu interviens sur trois dimensions complémentaires : les opérations RH (administration du personnel, paie, conformité), le fonctionnement du bureau et la vie interne.

Au quotidien, tu travailles en lien étroit avec l'ensemble des équipes et tu es rattaché·e à la DRH.

Tes missions

Ressources humaines, administration du personnel & paie (~50%)

• Gérer l'administration du personnel de bout en bout : formalités d'embauche (DPAE), constitution et mise à jour des dossiers collaborateurs, suivi des échéances contractuelles et documents de sortie.

• Coordonner les onboardings et offboardings : préparation administrative, suivi des étapes clés et lien avec les équipes concernées.

• Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats, avenants, courriers), dans le respect du cadre légal et conventionnel.

• Gérer les dispositifs administratifs RH : mutuelle, titres-restaurant, transport, visites médicales, etc.

• Piloter la paie externalisée : collecte et transmission des éléments variables, suivi des congés et absences, coordination avec le cabinet, contrôle des bulletins et vérification de la cohérence des données avant validation.

• Administrer le SIRH (Lucca) et en garantir la fiabilité, avec un objectif de mise à jour continue des données.

• Être un point de contact fiable pour les collaborateurs et les managers sur les sujets administratifs RH du quotidien.

Office management (~30%)

• Veiller au bon fonctionnement des bureaux au quotidien : organisation des espaces, gestion des fournitures et logistique générale.

• Être en lien avec les prestataires et assurer le bon déroulement des interventions.

• Gérer le matériel, les équipements et les accès : commandes, suivi des stocks, mise à disposition, gestion des badges et des droits aux outils, en veillant à ce que chacun dispose de ce dont il a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

• Être le point de contact des équipes sur les sujets liés au bureau et contribuer à la qualité du cadre de travail au quotidien.

Vie interne & event management (~20%)

• Organiser les temps collectifs de vie interne et en assurer la qualité d'exécution, en contribuant à faire vivre la culture d'entreprise au quotidien.

• Animer les canaux de communication interne dédiés à la vie d'équipe (Slack) et faire circuler l'information.

• Piloter deux événements structurants dans l'année (séminaire / offsite), de la préparation à la coordination opérationnelle.

Notre stack : Lucca, Slack, Notion, Google Workspace

Critères de succès

• Les moments d'équipe trouvent leur place dans le rythme de l'entreprise et sont cohérents avec la culture Epsor.

• Les équipes savent à qui s'adresser et obtiennent des réponses claires.

• Le bureau est agréable et opérationnel, et permet aux équipes de travailler dans de bonnes conditions.

• Les données RH sont fiables et à jour, ce qui permet de les utiliser en confiance.

• La paie et les sujets administratifs sont gérés avec rigueur et anticipation.

Nos attentes

• 7+ ans d'expérience sur un rôle mêlant administration du personnel, paie et Office Management idéalement en startup ou dans un environnement en croissance.

• Bonne maîtrise de l'administration du personnel et des obligations RH.

• Expérience de la paie externalisée : coordination avec un prestataire, contrôle et fiabilisation.

• Maîtrise d'un SIRH, idéalement Lucca.

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec rigueur et sens des priorités.

• Autonomie et fiabilité dans la gestion d'un périmètre large.

• Sens du service et aisance dans les interactions avec des interlocuteurs variés.

• Capacité à gérer les imprévus avec pragmatisme.

Ce rôle est fait pour toi si

• Tu aimes les rôles complets, proches du terrain, où tu vois concrètement l'impact de ce que tu fais.

• Tu es à l'aise avec des sujets variés et tu sais passer d'un sujet à l'autre sans perdre en rigueur.

• Tu prends naturellement en charge les sujets et tu aimes que les choses soient bien faites et fiables.

• Tu as le sens du service et tu fais en sorte que les équipes puissent travailler simplement.

• Tu cherches un rôle où tu es au coeur du fonctionnement de l'entreprise, avec de l'autonomie et de la responsabilité.

Process de recrutement

• Échange RH (30 minutes)

• Échange avec Marianne, DRH

• Échange avec un co-fondateur

Ce que nous offrons

• Une rémunération fixe annuelle comprise entre 40K€ et 45K€ selon profil

• Primes d'intéressement (annuelles) avec abondement : entre 2K€ et 9K€ selon l'atteinte / dépassement de nos objectifs d'entreprise (en 2025 : 5K€)

• Un plan épargne retraite (PER Obligatoire) alimenté par Epsor

• Carte restaurant Swile (9 € / jour travaillé)

• Prise en charge du pass Navigo à hauteur de 50% ou prime mobilité durable

Et bien d'autres choses encore

• Une équipe passionnée et un environnement B CORP aligné avec des valeurs fortes

• De nombreux moments de partage (séminaires, team building, afterwork...)

• L'opportunité d'avoir un impact positif sur l'avenir financier de milliers de salariés

Epsor étudie toutes les candidatures sans discrimination et s'engage en faveur de l'égalité des chances.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

En tant qu'entreprise à mission (certifiée B CORP), notre raison d'être chez Epsor est de guider les épargnants d'aujourd'hui dans l'intérêt de demain.

Nous transformons l'épargne salariale et retraite en la rendant plus simple, plus transparente et plus responsable. Depuis 2017, nous mettons notre expertise au service des entreprises pour aider leurs salariés à mieux comprendre, s'approprier et investir leur épargne salariale et retraite en nous appuyant sur 3 piliers :

• une expérience épargnant fluide et pédagogique

• des placements performants et engagés

• un accompagnement complet pour dynamiser et animer le dispositif

Ainsi, nos clients de grandes entreprises nous choisissent pour cette démarche qui leur permet de valoriser l'épargne salariale et retraite comme un atout majeur de leur politique salariale. Notre approche innovante nous permet également de faire partie du top 10 des acteurs de l'épargne salariale et retraite.

Epsor en chiffres, c'est...

• 🏢 2 500 clients

• 👥 250 000 utilisateurs

• 💰 3 milliards d'euros d'encours

Chez Epsor, nous considérons que la qualité de l'expérience collaborateur est un levier direct de performance.

Dans ce contexte, tu rejoins une équipe People de 3 personnes : une DRH, une HR Manager et toi, sur un périmètre d'environ 100 collaborateurs.

Le rôle est central : tu es au coeur du fonctionnement de l'entreprise avec un impact direct sur le quotidien des équipes.

Tu interviens sur trois dimensions complémentaires : les opérations RH (administration du personnel, paie, conformité), le fonctionnement du bureau et la vie interne.

Au quotidien, tu travailles en lien étroit avec l'ensemble des équipes et tu es rattaché·e à la DRH.

Ressources humaines, administration du personnel & paie (~50%)

• Gérer l'administration du personnel de bout en bout : formalités d'embauche (DPAE), constitution et mise à jour des dossiers collaborateurs, suivi des échéances contractuelles et documents de sortie.

• Coordonner les onboardings et offboardings : préparation administrative, suivi des étapes clés et lien avec les équipes concernées.

• Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats, avenants, courriers), dans le respect du cadre légal et conventionnel.

• Gérer les dispositifs administratifs RH : mutuelle, titres-restaurant, transport, visites médicales, etc.

• Piloter la paie externalisée : collecte et transmission des éléments variables, suivi des congés et absences, coordination avec le cabinet, contrôle des bulletins et vérification de la cohérence des données avant validation.

• Administrer le SIRH (Lucca) et en garantir la fiabilité, avec un objectif de mise à jour continue des données.

• Être un point de contact fiable pour les collaborateurs et les managers sur les sujets administratifs RH du quotidien.

Office management (~30%)

• Veiller au bon fonctionnement des bureaux au quotidien : organisation des espaces, gestion des fournitures et logistique générale.

• Être en lien avec les prestataires et assurer le bon déroulement des interventions.

• Gérer le matériel, les équipements et les accès : commandes, suivi des stocks, mise à disposition, gestion des badges et des droits aux outils, en veillant à ce que chacun dispose de ce dont il a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

• Être le point de contact des équipes sur les sujets liés au bureau et contribuer à la qualité du cadre de travail au quotidien.

Vie interne & event management (~20%)

• Organiser les temps collectifs de vie interne et en assurer la qualité d'exécution, en contribuant à faire vivre la culture d'entreprise au quotidien.

• Animer les canaux de communication interne dédiés à la vie d'équipe (Slack) et faire circuler l'information.

• Piloter deux événements structurants dans l'année (séminaire / offsite), de la préparation à la coordination opérationnelle.

Notre stack : Lucca, Slack, Notion, Google Workspace

• Les moments d'équipe trouvent leur place dans le rythme de l'entreprise et sont cohérents avec la culture Epsor.

• Les équipes savent à qui s'adresser et obtiennent des réponses claires.

• Le bureau est agréable et opérationnel, et permet aux équipes de travailler dans de bonnes conditions.

• Les données RH sont fiables et à jour, ce qui permet de les utiliser en confiance.

• La paie et les sujets administratifs sont gérés avec rigueur et anticipation.

• 7+ ans d'expérience sur un rôle mêlant administration du personnel, paie et Office Management idéalement en startup ou dans un environnement en croissance.

• Bonne maîtrise de l'administration du personnel et des obligations RH.

• Expérience de la paie externalisée : coordination avec un prestataire, contrôle et fiabilisation.

• Maîtrise d'un SIRH, idéalement Lucca.

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec rigueur et sens des priorités.

• Autonomie et fiabilité dans la gestion d'un périmètre large.

• Sens du service et aisance dans les interactions avec des interlocuteurs variés.

• Capacité à gérer les imprévus avec pragmatisme.

Ce rôle est fait pour toi si

• Tu aimes les rôles complets, proches du terrain, où tu vois concrètement l'impact de ce que tu fais.

• Tu es à l'aise avec des sujets variés et tu sais passer d'un sujet à l'autre sans perdre en rigueur.

• Tu prends naturellement en charge les sujets et tu aimes que les choses soient bien faites et fiables.

• Tu as le sens du service et tu fais en sorte que les équipes puissent travailler simplement.

• Tu cherches un rôle où tu es au coeur du fonctionnement de l'entreprise, avec de l'autonomie et de la responsabilité.

• Échange RH (30 minutes)

• Échange avec Marianne, DRH

• Échange avec un co-fondateur

• Une rémunération fixe annuelle comprise entre 40K€ et 45K€ selon profil

• Primes d'intéressement (annuelles) avec abondement : entre 2K€ et 9K€ selon l'atteinte / dépassement de nos objectifs d'entreprise (en 2025 : 5K€)

• Un plan épargne retraite (PER Obligatoire) alimenté par Epsor

• Carte restaurant Swile (9 € / jour travaillé)

• Prise en charge du pass Navigo à hauteur de 50% ou prime mobilité durable

Et bien d'autres choses encore

• Une équipe passionnée et un environnement B CORP aligné avec des valeurs fortes

• De nombreux moments de partage (séminaires, team building, afterwork...)

• L'opportunité d'avoir un impact positif sur l'avenir financier de milliers de salariés

Epsor étudie toutes les candidatures sans discrimination et s'engage en faveur de l'égalité des chances.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.