Assistant de Direction et Support Évènementiel - Mairie de Saint-Medard-En-Jalles H/F

Communes

Sous la responsabilité de la directrice du service Économie emploi, l'agent assure les missions supports administratives et transversales du service économie emploi et effectue l'ensemble des tâches de secrétariat. Il a en charge la gestion administrative interne et assure également la régie en cas d'absence de la régisseuse principale.

Activités principales :
Secrétariat
Vous assurerez l'accueil téléphonique et physique du service, ainsi que les missions administratives (rédaction courrier, suivi, classement, archivage...), la saisie et la mise à jour des bases de données et fichiers ainsi la réalisation des procédures réglementaires (arrêtés, décisions municipales,...) et la prise de contact avec les partenaires et la gestion des inscriptions aux évènements du service.
Communication interne/externe du service :
Vous aurez pour mission d'assurer la mise en forme de la Newsletter économie sur Sendinblue et le suivi du planning de conception; d'alimenter le Facebook emploi selon les offres transmises par les entreprises et celles du service RH de la Collectivité; de planifier les réunions partenaires et rédiger les informations sur les annuaires professionnels mis en ligne sur le site web de la Ville, en lien avec le service Communication.
Administration générale du service :
Vous devrez participer à l'organisation administrative et matérielle des réunions organisées par le service, et assurer le suivi des factures et des engagements du SEE, la veille sur les locaux commerciaux en lien avec les partenaires et service urbanisme de la Ville et la veille sur les ouvertures et fermetures des commerces.
Vous devrez tenir à jour le listing des évènements de la Ville et les impacts sur le service économie, ainsi que le fichier Entreprises et la gestion des badges, les réservations des salles du bâtiment Copernic et la Gestion administrative des Foodtrucks.
Évènementiel:
Vous serez en appui à l'organisation des évènements du début du projet jusqu'à son aboutissement(gestion du budget évènementiel, recherche de prestataires, communication, réservation de salle, commande cuisine centrale, invitations, partenaires, appui technique, réservation de matériel, installation des salles, déroulé de l'évènement, mise à jour de l'avancée du projet via l'outil «To do list» relations avec les autres services de la Ville.